Ile kosztuje platforma B2B?

Jeżeli zamierzasz uruchomić własną platformę B2B, to na jej wdrożenie i utrzymanie musisz – na start – przygotować przynajmniej kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dużo jednak zależy od tego, jak chcesz taki projekt zrealizować, czy np. na bazie gotowej platformy SaaS, czy budując cały proces sprzedażowy pod siebie na silniku typu open source.

Jak to wygląda w różnych scenariuszach?

Na cenę platformy sprzedażowej B2B zazwyczaj składa się więcej kwestii, niż może się wydawać, ponieważ taki projekt wymaga sporych nakładów pracy nie tylko od developerów. Co trzeba wliczyć:

• analiza przedwdrożeniowa – zwłaszcza przy większych projektach bywa, że wycenia się ją osobno, jako wstępny etap prac;
• projekt UX/UI – czyli całej architektury informacji i ścieżek użytkownika, oczywiście dopasowanych do specyfiki sprzedaży B2B; nawet jeśli projekt powstaje na bazie gotowego szablonu, jak często jest w przypadku platform SaaS, i tak zazwyczaj trzeba go dostosować do danej firmy;
• development i konfiguracja platformy – tutaj większość zależy od tego, jakie funkcje dana platforma oferuje w standardzie, a jakie trzeba przygotować od podstaw i samemu skonfigurować;
• wdrożenie integracji – nie każda platforma będzie miała już gotowe integracje ze wszystkimi systemami ERP, CRM-ami czy WMS-ami; wtedy trzeba skonfigurować cały przepływ danych od zera;
• migracja danych – jeśli platforma ma docelowo zastąpić starszy system, trzeba z niego przenieść praktycznie wszystko, od danych produktów po historię zamówień i rozliczeń ze stałymi kontrahentami;
• testy – w dobrze prowadzonym projekcie to jest etap obowiązkowy; trzeba sprawdzić, jak platforma działa z perspektywy różnych grup klientów, czy nie ma problemów z przepływem danych do innych systemów itd.;
• licencje i płatne moduły – przede wszystkim w przypadku platform SaaS wiele funkcji trzeba zwykle wdrażać przy pomocy płatnych rozszerzeń; swoje mogą kosztować np. gotowe konektory do synchronizacji platformy z innymi systemami biznesowymi, silnik obsługujący wewnętrzną wyszukiwarkę, narzędzia do zarządzania tłumaczeniami i wiele innych;
• utrzymanie i dalszy rozwój – teoretycznie nie są to już koszty wdrożenia, ale i tak warto od razu w budżecie uwzględnić to, że ktoś musi zajmować się platformą od strony technicznej.

Najbezpieczniej – z naszego doświadczenia – będzie spojrzeć na te koszty w perspektywie przynajmniej roku, dwóch lat od wdrożenia i przeanalizować całkowity koszt posiadania platformy przez ten czas. Często jest tak, że projekty realizowane „po kosztach” okazują się de facto o wiele droższe, ponieważ wykonawca poszedł tu i ówdzie na skróty, zostawiając platformę bardzo trudną w utrzymaniu.

W praktyce ceny systemów B2B w największym stopniu zależą od tego, 1) jak złożone procesy sprzedażowe mają docelowo obsługiwać i 2) jak bardzo odbiegają one od tych „standardowych”.

Chyba najbardziej oczywistą zmienną jest właśnie zakres funkcji, jaki docelowo ma oferować platforma. W projektach B2B dużo czasu pochłania na przykład projektowanie oraz wdrożenie:

• panelu handlowca, z którego można prowadzić negocjacje i odpowiadać na zapytania ofertowe;
• systemu kont firmowych, który pozwoli skonfigurować klientowi różne poziomy uprawnień dla swoich pracowników;
• obsługi kredytów kupieckich;
• różnych opcji składania zamówień, np. z gotowych list zakupowych.

Koszty wdrożenia platformy B2B w ogromnym stopniu zależą też od liczby i zakresu integracji. Takie systemy prawie nigdy nie działają samodzielnie, zawsze potrzebują zaplecza w postaci danych z ERP, CRM-u i całej reszty systemów biznesowych.

Najważniejsze są dwie rzeczy:

1. Czy systemy, z których korzystasz, mają gotowe integracje (albo przynajmniej dobrej jakości, elastyczne API, na którym można taką integrację postawić) – łatwiej będzie połączyć platformę np. z Comarch ERP XL albo Subiektem niż ze starszą, mocno zmodyfikowaną wersją SAP-a albo autorskim systemem sprzed piętnastu lat.
2. Ile danych musi płynąć w obie strony i jak często muszą być odświeżane.

Logika cen w B2B potrafi być bardzo złożona, zwłaszcza jeśli porównamy to ze sprzedażą detaliczną. W hurcie ta sama pozycja może mieć inną cenę dla każdego klienta, jeszcze inną przy zamówieniu powyżej liczby X palet, do tego jeszcze trzeba doliczyć wszelkie rabaty itp.

Dopóki wszystkie reguły cenowe da się opisać według kilku grup klientów i w zależności od wielkości zamówienia, wdrożenie będzie (stosunkowo) proste. Schody zaczynają się w momencie, gdy np. ceny wynikają z indywidualnych umów z klientami albo gdy część produktów jest objęta szczególnymi warunkami dostawy. Im więcej takich wyjątków od reguły, tym trudniejszy staje się cały projekt.

Przeniesienie wszystkich danych do nowego systemu również zajmuje więcej czasu, niż się z reguły wydaje.

I znów, migracja samego katalogu produktów oraz całej bazy treści nie jest aż tak trudna, ale zostają jeszcze konta kontrahentów, cenniki, historia wszystkich zamówień, faktury. Te zaś nie zawsze są w idealnym porządku: przed migracją trzeba wszystkie dane przejrzeć, potem ujednolicić do tych samych formatów i w razie potrzeby zaktualizować, pozbyć się duplikatów – pracy jest wiele.

Jeżeli projekt zakłada przygotowanie kilku wersji językowych sklepu – albo jeśli chcesz prowadzić kilka sklepów pod różnymi markami, dla różnych grup klientów, z poziomu jednej platformy – budżet też musi być większy, to jasne.

Przy działalności na rynkach zagranicznych do kosztów systemu B2B musisz doliczyć m.in. tłumaczenie całego katalogu, na pewno koniecznych będzie też parę dodatkowych integracji, przede wszystkim z przewoźnikami z każdego kraju. Projekty multistore bywają jeszcze trudniejsze, bo w nich może być tak, że każdy sklep ma mieć np. zupełnie inną logikę cen i składania zamówień.

Najważniejsze przy planowaniu budżetu jest to, żebyś nie zapomniał też o kosztach utrzymania platformy B2B. A te mogą być spore, bo potrafią sięgać nawet 15–25% ceny wdrożenia. Musisz mieć na uwadze:

Prawie wszystkie z tych punktów możesz potraktować jako koszty stałe, pod warunkiem że masz własny zespół IT, który zajmie się utrzymaniem systemu… albo powierzysz go specjalistom z zewnątrz – profesjonalną opiekę techniczną dla platform B2B (m.in. na Magento i Drupalu) zapewniamy w Smartbees.

Gdybyśmy wzięli dwa projekty na porównywalną skalę – sklepu B2C oraz systemu dla sprzedawców hurtowych – to cena platformy sprzedażowej B2B niemal zawsze byłaby wyższa.

O powodach można pisać wiele, ale wszystko sprowadza się do bardziej złożonej logiki biznesowej. W B2B tak naprawdę każdy klient może mieć nieco inną ścieżkę do złożenia zamówienia i dalej, do jego realizacji.

Dobry system B2B powinien być w stanie obsłużyć każdy scenariusz… co wymaga pracy. I, oczywiście, kosztuje.

Koszty platformy B2B mogą się jednak dość szybko zwrócić.

Z jednej strony, klienci biznesowi coraz częściej oczekują, że będą mogli przejść przez cały proces zakupowy bez zbędnych telefonów i wymieniania dziesiątek maili z dystrybutorem. Rok temu eksperci Gartnera spytali zresztą o to 646 właścicieli firm ze Stanów i z Europy; aż 67% przyznało, że wolą robić zakupy hurtowe w stu procentach online i na własnych zasadach, bez pomocy handlowców (tak pokazuje raport State of B2B Buying).

Z drugiej, spróbuj policzyć, ile godzin miesięcznie Twoi handlowcy spędzają na przepisywaniu zamówień z maili i PDF-ów do ERP, ile czasu zajmuje im odpowiadanie na pytania o stany magazynowe, ile średnio trwa przygotowanie oferty dla stałego klienta i ile kosztuje każda pomyłka.

Jeśli będziesz porównywać koszty projektu z potencjalnymi zyskami, uwzględnij nie tylko oczekiwany wzrost sprzedaży, ale również to, co zaoszczędzisz na automatyzacji, bo ogromna część wartości (dobrze wdrożonych!) platform B2B kryje się właśnie tutaj.