Z czego składa się dobry system B2B?

Znaczenie oprogramowania B2B

Na początek warto zastanowić się, co tak naprawdę ma dawać system B2B? Jakie korzyści przynieść firmie? Dopiero wtedy można dostrzec poszczególne składowe elementy kompletnego systemu. Przede wszystkim powinno być to wsparcie dla funkcjonowania kluczowych procesów w firmie. Dobry system B2B ma nie tylko ułatwiać, ale też przyspieszać wszystkie najważniejsze działania. W jaki sposób to robi?

Ofertowanie zamówień

O ile w B2C większość zamówień składanych jest poprzez automatyzację, o tyle w przypadku systemu B2B bardzo często oferta jest indywidualna. W systemie klient nie składa więc konkretnego zamówienia, ale prośbę o wycenę dostosowaną do jego potrzeb i wytycznych. Wymagany jest w tym wypadku udział człowieka, a sam system ma po prostu ułatwić przygotowanie oferty i złożenie zapytania – do bezpośredniej sprzedaży w ten sposób nie dochodzi.

Nie znaczy to jednak, że bezpośrednia sprzedaż poprzez oprogramowanie B2B nie istnieje i w ogóle nie wchodzi w grę – przy podstawowych usługach jest to jak najbardziej możliwe. Często jednak wymaga to dobrego rozwiązania technicznego, świetnie liczącego grupowe rabaty czy minimalną cenę zamówienie. W przypadku usługi B2B nie ma raczej możliwość zamawiania poprzez system produktów poniżej kwoty stu złotych – to wszystko musi być uwzględnione w programie. Podobnie zresztą jak rabaty związane z ilością czy też zniżki dla poszczególnych grup produktów.

Wygodne rozliczenia i fakturowanie

Aby proces ten rzeczywiście był wygodny, to system B2B powinien uwzględniać i zawierać ustandaryzowany interfejs API, który pozwala wymieniać dane dotyczące zamówień czy transferów pieniężnych między różnymi systemami. Jednocześnie program powinien sprawnie rozpoznawać, czy to zamówienie firmowe, czy poprzez klienta indywidualnego – do każdego z tych zamówień powinien być dostosowany inny podatek VAT.

Rozwiązanie to powinno mieć także zaimplementowane opcje związane bezpośrednio z automatyzacją, na przykład możliwość natychmiastowego przesyłania kopii zamówień do systemów podmiotów zewnętrznych, aby przyspieszyć cały proces. Im bardziej zautomatyzowane jest oprogramowanie B2B, tym mniej stracisz czasu na pracochłonne, ale powtarzalne i mechaniczne zadania. Dobry system B2B pozwoli zaoszczędzić czas i skupić swoje zasoby na kluczowych dla działania przedsiębiorstwa wyzwaniach.

Kontrolą nad logistyką i magazynem

To kolejny ważny element wzorcowego systemu B2B. Odpowiednie zarządzanie jest szczególnie ważne, gdy np. magazyny rozrzucone są po różnych miejscach w kraju, a zarządza nimi osoba z centrali. Dajmy na to, że zamówienie dostaje centrala, a lokalny oddział wysyła zamówienie. Wszystkie kroki od przyjęcia zamówienia, aż do jego realizacji i wysyłki powinny zostać w pełni załatwione poprzez sprawnie działający system B2B, z możliwością zmiany statusu zamówienia.

Mało tego, system powinien też dostosowywać zamówienie i cel wysyłki do konkretnego magazynu. Jeśli przesyłka ma iść do Torunia, to lepiej wysłać ją z Bydgoszczy niż z Krakowa. Oprogramowanie B2B za pomocą kodów pocztowych powinno samodzielnie wybierać optymalną lokalizację.

System B2B, czyli podstawy CRM

W systemie powinniśmy mieć także możliwość zarządzania relacjami ze swoimi partnerami biznesowymi. Platforma powinna dawać możliwość segmentacji klientów ze względu na częstotliwość współpracy czy średnią kwotę zamówienie. Ułatwia to późniejsze dostosowywanie ofert i poszczególnych rabatów, gdy mamy pewność, że w dłuższej perspektywie małe ustępstwo i tak opłaci się nam finansowo. Możliwość generowania zautomatyzowanych raportów ze sprzedaży, z dokładnymi wynikami, uwzględniającymi poszczególne parametry – to również wyznacznik dobrego systemu B2B.

Obieg dokumentów w formie cyfrowej

Nowoczesny biznes oparty jest o zdigitalizowane dokumenty, co ułatwia ich sortowanie czy też zarządzanie nimi. Obecnie w większości przypadków umowa w formie cyfrowej jest w pełni akceptowalna i nie wymaga drukowanego potwierdzenia. Nie inaczej powinno być z oprogramowaniem B2B. Możliwość generowania różnego rodzaju dokumentów na przykład umów na podstawie szablonowego pola to mocna strona najlepszych tego typu rozwiązań. Dzięki temu można zaoszczędzić wiele czasu tak potrzebnego na inne działania w firmie.

Podsumowanie

Czy Wasz system B2B zawiera wszystkie te elementy? Czy jesteście zadowoleni z ich funkcjonowania? Jeśli odpowiedź na te pytania brzmi nie, to może być sygnał, że pora pomyśleć nad zmianą lub udoskonaleniem systemu. A jeśli dopiero przymierzacie się do zamówienia lub też stworzenia oprogramowania B2B, to wiecie już, jakie funkcje i procesy należy rozważyć w systemie.

Świetnym pomysłem będzie stworzenie takiego rozwiązania przy wykorzystaniu sprawdzonych rozwiązań takich jak Drupal czy Magento. Oba systemy posiadają ogromne ilości gotowych rozwiązań oraz otwarty kod, co pozwala na wdrożenie tak naprawdę każdego pomysłu.