System B2B - definicja, funkcje i korzyści

System B2B to platforma do obsługi sprzedaży między firmami – hurtowniami, dystrybutorami, sieciami handlowymi czy innymi partnerami biznesowymi. Takie rozwiązanie pozwala zautomatyzować i uprościć dużą część procesu sprzedaży:

• klienci mogą składać zamówienia 24/7, bez potrzeby kontaktu z handlowcem;
• mają dostęp do indywidualnych cenników, rabatów, historii zakupów;
• a Ty, jako dostawca – oszczędzasz czas, redukujesz ryzyko błędów i zyskujesz lepszą kontrolę nad procesem sprzedaży, bez obciążania zespołów handlowych i administracji.

Krótko mówiąc – systemy B2B przenoszą najlepsze rozwiązania z platform sprzedażowych B2C do świata relacji business-to-business. I przy okazji zastępują setki telefonów oraz maili. Kilka lat temu firma analityczna Gartner w raporcie The Future of Sales prognozowała, że do końca tego roku 80% interakcji sprzedażowych między firmami będzie odbywało się w sieci. Nie bylibyśmy w tym miejscu, gdyby nie właśnie rozwój platform B2B.

System B2B vs. system B2C – kluczowe różnice

Dla klienta indywidualnego liczy się to, aby cała ścieżka zakupowa była jak najprostsza i nie wymagała od niego większego wysiłku. Oczekuje on prostej drogi od karty produktowej do płatności i finalizacji transakcji.

W B2B to też jest istotne, jednak klient potrzebuje większej kontroli nad procesem zakupowym. Dlatego też systemy B2B muszą być w stanie obsłużyć zapytania ofertowe i poradzić sobie z tym, że każdy klient będzie kupować na innych warunkach, pozwolić w prosty sposób generować i wymieniać dokumenty handlowe itd.

Dostosowanie doświadczenia zakupowego pod klienta jest o tyle ważne, że – jak pokazuje badanie Accenture przeprowadzone na 2,2 tysiącach firm z 10 krajów, 80% z nich jest gotowych zmienić partnera biznesowego, jeśli ten nie jest w stanie się zaadaptować do ich potrzeb w procesie sprzedaży.

Same systemy B2B też mogą dość mocno się różnić, głównie zakresem funkcji i tym, do jakich firm są kierowane.

Korzystanie z platformy B2B niesie za sobą wiele korzyści. Oto największe z nich.

Jeśli system faktycznie ma spełniać swoje zadanie – w każdej firmie, niezależnie od branży – dobrze, żeby w jednym miejscu integrował jak najwięcej obszarów składających się na proces sprzedaży. Zatem jakie funkcje powinna mieć platforma B2B?

1. Zaawansowane zarządzanie katalogiem – system B2B musi być w stanie poradzić sobie z dużą liczbą produktów, ich wariantami, opisami i zdjęciami – w końcu klient zawsze potrzebuje pełnej informacji przed złożeniem zamówienia. Powinien umożliwiać jak najprostsze zarządzanie katalogiem i atrybutami każdej z ofert, a najlepiej – oferować też możliwość integracji z Twoim systemem PIM, co zagwarantuje spójność danych we wszystkich kanałach sprzedaży.
2. Elastyczne ceny i waluty – w relacjach B2B sztywne cenniki raczej się nie sprawdzają – każda firma ma inny budżet i inne preferowane zasady współpracy. Dobry system pozwoli stworzyć indywidualne cenniki dla różnych grup klientów, przygotować rabaty zależne od wartości zamówienia, obsłuży też klientów rozliczających się w innych walutach. Powinien też zapewnić opcję negocjacji cen bez konieczności angażowania do tego któregoś z Twoich handlowców.
3. Zarządzanie zamówieniami i ofertami – platforma powinna maksymalnie uprościć proces składania zamówień. Gotowe szablony zamówień, możliwość szybkiego dodawania wielu produktów do koszyka, obsługa zamówień hurtowych czy możliwość pobierania wcześniej przygotowanych ofert pozwolą zaoszczędzić czas i klientowi, i Twoim handlowcom. Najważniejsze są jednak zapytania ofertowe – klient musi mieć możliwość, aby samodzielnie przygotować swoją propozycję, najlepiej przy pomocy prostego formularza/szablonu.
4. Zarządzanie klientami i samoobsługa – klient biznesowy oczekuje, tak jak powiedzieliśmy, jak największej kontroli nad procesem zakupowym. Po zalogowaniu do swojego panelu powinien znaleźć wszystkie dokumenty, mieć kontrolę nad statusami zamówień i móc samodzielnie aktualizować swoje dane. A po drugiej stronie – musisz mieć opcję segmentacji klientów, ustalania indywidualnych limitów kredytowych i przypisywania opiekunów handlowych dla każdego z Twoich kontrahentów.
5. Integracja z innymi systemami IT – system B2B nie może działać w próżni. Powinien być połączony z ERP, CRM, WMS, PIM, systemami płatności czy usługami firmami kurierskich – tak, by dane płynnie przepływały między kolejnymi etapami procesu sprzedaży i realizacji zamówień. Tylko wtedy unikniesz dublowania pracy i uciążliwych migracji, błędów w zamówieniach czy niezgodności w stanach magazynowych.
6. Raporty i analityka sprzedaży – zaawansowana platforma B2B powinna dostarczać nie tylko dane o zamówieniach, ale również głębsze analizy – raporty o aktywności klientów, najczęściej kupowanych produktach, skuteczności promocji czy zmian wartości zamówień w czasie. Dzięki tym informacjom możesz podejmować lepsze decyzje, planować promocje, optymalizować ofertę – i działać na podstawie twardych liczb.
7. Narzędzia marketingowe i komunikacja – dobra platforma powinna być też przestrzenią do rozwoju relacji biznesowych. Warto, by pozwalała w jednym miejscu zarządzać promocjami, programami lojalnościowymi, a nawet wysyłką maili. Powinna też umożliwiać wysyłanie automatycznych powiadomień o statusie zamówień, nowych ofertach i rabatach.
8. Wsparcie handlowców mobilnych – kolejna rzecz, którą oferuje większość systemów obsługi klienta biznesowego, czyli mobilny dostęp do bazy klientów, cenników i historii transakcji. Dla handlowców pracujących w terenie platformy B2B dziś są niezbędnym narzędziem w zasadzie takim samym stopniu, jak dla tych w biurze.
9. Wygodne rozliczenia i fakturowanie – aby cały proces rzeczywiście był wygodny, system B2B powinien zawierać ustandaryzowany interfejs API, który pozwoli na bieżąco wymieniać dane dotyczące zamówień czy transferów pieniężnych między różnymi systemami. Powinien mieć także zaimplementowane opcje związane bezpośrednio z automatyzacją, na przykład możliwość natychmiastowego przesyłania kopii zamówień do systemów podmiotów zewnętrznych, aby przyspieszyć cały proces.
10. Automatyzacja procesów biznesowych – czas to pieniądz, a automatyzacja – to oszczędności, jak już pokazaliśmy. Idealny system B2B powinien automatyzować wszystko to, co powtarzalne: wystawianie faktur, aktualizowanie stanów magazynowych, powiadomienia o statusie zamówień itd. To odciąży zespół, ograniczy ryzyko kosztownych błędów i pozwoli skupić się na tym, co ważne – budowaniu relacji z klientami.

Na etapie wyboru oprogramowania łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że „system to system – byle działał”. To błąd. Każda firma ma swoją specyfikę: inne procesy sprzedażowe, inny sposób zarządzania relacjami z klientami, inne priorytety. Dlatego pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza potrzeb – zarówno tych oczywistych, jak obsługa zamówień czy katalogów produktów, jak i mniej oczywistych, jak wsparcie dla urządzeń mobilnych.

Kolejna kwestia – zarządzanie zmianą w organizacji. Wdrożenie systemu B2B to jedno z tych przedsięwzięć, które na papierze wyglądają jak każdy inny projekt IT, ale w rzeczywistości jest ogromną zmianą organizacyjną, która zmieni sposób pracy handlowców, działu obsługi klienta, często też logistyki i księgowości. Jeśli pracownicy nie zrozumieją, po co wdrażany jest nowy system, jak ma im pomóc i jak z niego korzystać – efektywność spadnie, zamiast wzrosnąć.

Jeśli chodzi o wybór dostawcy systemu B2B, najważniejsze są trzy rzeczy: doświadczenie, referencje i wsparcie po wdrożeniu. Szukaj partnerów, którzy mają za sobą udane wdrożenia w Twojej branży lub podobnej – to da Ci pewność, że rozumieją specyfikę Twojego biznesu i potencjalne wyzwania. Porównaj portfolio różnych firm (przy okazji zachęcamy do sprawdzenia realizacji Smartbees!), poproś o case studies, porozmawiaj z klientami. I upewnij się, że dostawca nie zostawi Cię samego z nowym systemem – kilka miesięcy po wdrożeniu może się okazać, że Twoje platforma będzie wymagać kolejnych customowych modyfikacji albo integracji z kolejną platformą logistyczną.