Brief UX – jak przygotować go dla agencji lub projektanta?
Udana współpraca zawsze zaczyna się od dobrego briefu – tak też jest w przypadku projektów UX. Od tego, jak go przygotujesz, zależy choćby, czy pierwsze tygodnie pracy zejdą faktycznie na projektowaniu, czy na… dopytywaniu o podstawy. Poniżej wyjaśnimy, jak napisać brief UX, aby stanowił dobrą bazę do pracy dla projektantów i jakich błędów unikać.
- Brief UX przygotuj przed wyborem agencji lub projektanta. Opisz w nim problem, odbiorców i cele projektu – szczegółową listę funkcji zostaw na specyfikację.
- „Chcemy nowocześniejszą stronę” to za mało. Wskaż, co utrudnia użytkownikom korzystanie z produktu, ustal priorytety i określ, po czym poznasz, że prace przyniosły oczekiwany efekt.
- Dla projektanta ważniejsze od wieku użytkowników są ich zadania, kontekst korzystania z produktu i napotykane bariery. Zamiast zamawiać konkretną funkcję, wyjaśnij, jaką potrzebę ma zaspokoić.
- Do wyceny i zaplanowania współpracy potrzebne są też zakres prac, budżet, terminy, ograniczenia technologiczne oraz osoby odpowiedzialne za decyzje. Zbierz te informacje z działami, których dotyczy projekt.
Czym jest brief UX i do czego służy?
Czym jest brief UX i do czego służy?
Brief UX to zazwyczaj zwięzły dokument opisujący najważniejsze informacje, które wykonawca powinien wiedzieć o Twoim biznesie, użytkownikach Twojego produktu i celach projektu. Niezależnie od tego, czy chcesz:
- stworzyć nową stronę lub aplikację;
- przeprojektować już istniejącą;
- rozbudować o nowe funkcje;
- albo „tylko” przejść przez audyt UX;
brief projektowy zawsze się przyda. Raz, że od razu wyznaczy punkt odniesienia dla kolejnych decyzji podejmowanych przez agencję lub projektanta, dwa – będzie podstawą wyceny i harmonogramu projektu.
Czym brief UX różni się od specyfikacji projektu?
Z doświadczenia wiemy, że klienci czasem traktują brief i specyfikację projektu jako jeden dokument, choć pełnią one różne funkcje.
Różnica polega na tym, że brief powinien przede wszystkim pokazywać, jaki problem chcesz rozwiązać i dlaczego: jaki ma on związek z Twoimi celami biznesowymi oraz potrzebami użytkowników. W specyfikacji natomiast opisuje się już, co konkretnie produkt ma robić, funkcja po funkcji.
| Na jakie pytania odpowiada? | Jak bardzo powinien być szczegółowy? | |
|---|---|---|
| Brief UX (design brief) | Po co powstaje projekt, jaki problem rozwiązuje i dla kogo? | Dosyć ogólny, rzadko przekracza kilka stron |
| Specyfikacja funkcjonalna | Co użytkownik ma móc zrobić w produkcie i jak ma się on zachowywać? | Szczegółowy, poza listą funkcji może opisywać np. scenariusze ich użycia |
| Dokumentacja techniczna | Jak wdrożyć wszystkie potrzebne funkcje od strony technicznej? | Bardzo szczegółowy |
Co powinien zawierać dobry brief UX?
Co powinien zawierać dobry brief UX?
Na starcie projektu każdy zespół będzie potrzebował w zasadzie tego samego zestawu informacji – w dużym skrócie, w briefie dla agencji UX musisz przedstawić:
- problem, z którym przychodzisz oraz cele biznesowe;
- użytkowników swojego produktu i ich potrzeby;
- zakres współpracy;
- materiały, jakimi już dysponujesz;
- oczekiwany budżet;
- ramy czasowe.
Problem, cele biznesowe i kryteria sukcesu
Jeżeli udało Ci się samodzielnie zidentyfikować konkretne problemy w produkcie, mocno ułatwi to pracę agencji. Jeszcze lepiej będzie, jeśli w briefie – poza tym, że wymienisz wszystkie problemy – wyjaśnisz:
- dlaczego uważasz je za istotne i czemu chcesz je naprawić właśnie teraz;
- jak wiążą się z konkretnymi celami biznesowymi (np. konwersją);
- jakie wskaźniki je opisują – na tej podstawie będzie można potem ocenić efekty prac.
Użytkownicy i ich najważniejsze potrzeby
User experience z definicji ma służyć konkretnej grupie użytkowników. Jeśli masz przygotowane np. całe persony swoich grup docelowych (kim są, ile mają lat itd.), możesz je uwzględnić w briefie, natomiast nie to jest najważniejsze.
Dla specjalistów UX istotniejsze będą informacje: w jakim celu każda z grup użytkowników korzysta z Twojego produktu, w jakim kontekście to robią (na smartfonach czy desktopach, ile spędzają tam czasu itd.) i jakie bariery napotykają na drodze do realizacji swoich zadań.
Zakres projektu, wymagania i ograniczenia
Do briefu powinny też, rzecz jasna, trafić wytyczne, jakiego zakresu prac oczekujesz od wykonawcy. To znaczy:
- czy projekt dotyczy nowego produktu, czy redesignu;
- czy ma objąć cały produkt, czy np. tylko wybrane funkcje i ścieżki użytkownika;
- czy oczekujesz, że wykonawca sam zaplanuje i przeprowadzi badania z użytkownikami;
- czy poza projektowaniem UX współpraca ma obejmować również prace nad UI;
- czy projekt musi zostać dostosowany do jakichś konkretnych rozwiązań technologicznych, które już masz w firmie.
Ale znów, na etapie briefu nie musisz jeszcze wiedzieć wszystkiego. Większość z tych kwestii i tak trzeba będzie doprecyzować podczas pierwszych spotkań lub warsztatów.
Materiały, interesariusze, budżet i harmonogram
Jako że brief dla projektanta UX lub agencji ma być punktem wyjścia do planowania prac, zawsze warto dodać do niego jak najwięcej praktycznych informacji:
- jakimi materiałami mogącymi ułatwić pracę wykonawcy już dysponujesz – mogą to być dane z narzędzi analitycznych, wyniki wcześniej przeprowadzonych badań i audytów, dotychczasowa dokumentacja produktu;
- listę uczestników projektu po Twojej stronie – kto będzie odpowiadał za kontakt z wykonawcą, akceptował kolejne wersje projektu itd.;
- jaki budżet zakładasz;
- w jakim terminie chcesz zrealizować projekt i czy są jakieś daty, do których wykonawca musi się dostosować.
Dane z Google Analytics przydadzą się każdemu specjaliście UX, ale nie należy ich udostępniać przed rozpoczęciem właściwej współpracy!
Komentarz eksperta
Przed wysłaniem briefu sprawdziłbym, czy osoby zaangażowane w projekt zgadzają się co do jego celu i priorytetów. Rozbieżne oczekiwania lepiej wyjaśnić przed wyceną niż przy akceptacji gotowego projektu.
Jak opisywać potrzeby, żeby nie narzucać projektantowi rozwiązania?
Jak opisywać potrzeby, żeby nie narzucać projektantowi rozwiązania?
Łatwo byłoby potraktować brief jak przedwczesną specyfikację produktu i po prostu wymienić w nim gotową listę rozwiązań, jakich uważasz, że potrzebuje Twój produkt. Jeśli masz swoje pomysły, najlepiej zapisz je i zachowaj na później – wrócisz do nich np. przy omawianiu makiety – ale nie umieszczaj ich w briefie dla agencji UX. Dlaczego? W ten sposób pozbawiłbyś projektantów możliwości spojrzenia na projekt w 100% świeżym okiem, bez ograniczania się do Twoich propozycji.
Jak do tego podejść? Dla przykładu, zamiast wymagać: „Chcemy wyszukiwarkę z filtrami fasetowymi”, opisz problem, jaki za nimi stoi: „Mamy w sklepie trzy tysiące produktów i klienci nie potrafią zawęzić wyboru do modeli pasujących do ich sprzętu”. Albo zamiast pisać „Potrzebujemy chatbota na stronie”, przekaż informację o tym, że „Użytkownicy zadają w kółko te same pytania o czas dostawy i zwroty, dziś odpowiada na nie ręcznie nasz support”.
Jakich błędów unikać przy tworzeniu briefu UX?
Jakich błędów unikać przy tworzeniu briefu UX?
To nie wszystkie błędy, które pojawiają się w briefach UX. Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na kilka z nich.
- Nie opisuj celów biznesowych UX samymi ogólnikami, np. „Potrzebujemy ładniejszego, bardziej nowoczesnego interfejsu”.
- Nie przedstawiaj wszystkich problemów i celów jako równie ważne – nigdy tak nie jest. Warto tu przytoczyć np. analizę Pendo dotyczącą wykorzystania funkcji w produktach cyfrowych. Wynikało z niej, że średnio zaledwie 12% funkcji generowało 80% dziennego wolumenu użycia, a aż 80% funkcji było wykorzystywanych rzadko lub wcale. To dobry argument za tym, by w projekcie ustalać priorytety zamiast traktować wszystkie potrzeby i funkcje jako równie ważne.
- Nie pomijaj ograniczeń projektu – jeśli produkt musi finalnie działać na konkretnym CMS-ie, integrować się z leciwym już systemem ERP albo, zgodnie z prawem, spełniać wymagania co do dostępności na określonym poziomie, prędzej czy później to wyjdzie. Im szybciej wykonawca będzie o tym wiedział, tym lepiej.
- Nie opieraj briefu na pomysłach konkurencji – możesz, jak najbardziej, podać kilka projektów jako inspirację i opisać, co konkretnie Ci się w nich podoba. Nie podchodź jednak do tego na zasadzie „Chcemy stronę/aplikację taką, jak u X”, bo nie wiesz, czy rozwiązania konkurencji naprawdę działają ani czy sprawdzą się w Twoim kontekście biznesowym.
- Nie pisz briefu bez konsultacji z kluczowymi interesariuszami i działami, których dotyczy projekt!
Jak wygląda przykładowy brief UX?
Jak wygląda przykładowy brief UX?
Na koniec przygotowaliśmy krótką checklistę, która może posłużyć Ci jako wzór briefu projektowego. Zanim wyślesz go potencjalnemu partnerowi, upewnij się, że zawarłeś wszystkie potrzebne informacje.
Co zawiera dobry brief dla projektanta UX?
- Krótki opis firmy i samego projektu.
- Problemy do rozwiązania.
- Cele biznesowe.
- Kryteria sukcesu.
- Grupy użytkowników i ich potrzeby.
- Zakres projektu.
- Dostępne materiały i dane.
- Wymagania i ograniczenia.
- Osoby zaangażowane w projekt.
- Przewidywany budżet i terminy realizacji.
- Inspiracje i rozwiązania, których firma chce uniknąć.
Wiktor Lipiński 
