System PIM – czym jest i jak działa?

Kategoria:

Opublikowane: 07-07-2025

Czas czytania

: 10 min

Zarządzanie katalogiem produktów potrafi być dużym wyzwaniem dla e-commerce’ów – zwłaszcza tych, które sprzedają w wielu kanałach i mają szeroki asortyment. Jeżeli dodatkowo każdy produkt zawiera wiele informacji, zarządzanie nimi staje się jeszcze bardziej skomplikowane. Dlatego wiele sklepów korzysta z systemów PIM.

Czym jest system PIM i do czego służy?

System PIM (Product Information Management) to narzędzie do zarządzania informacjami produktowymi. Czyli, mówiąc prościej, cyfrowa przestrzeń, w której możesz gromadzić i porządkować wszystkie dane o produktach w Twoim asortymencie, a potem przesyłać je dalej, do wszystkich kanałów sprzedaży.

Jakie są funkcje systemu PIM?

Gromadzenie danych z różnych źródeł – PIM zbiera w jednym miejscu informacje z ERP, plików z hurtowni, baz danych produktowych od producentów.
Standaryzacja i wzbogacanie danych produktowych – dane, które trafią do PIMu mogą być różnej jakości, często różnią się też strukturą. Mając je zebrane w jednym miejscu, możesz je łatwo ujednolicić i, na przykład, wzbogacić o unikalne opisy.
Zarządzanie zasobami cyfrowymi (DAM) – zdjęcia, filmy prezentujące towary „w akcji”, dokumenty ze specyfikacją – w systemie PIM możesz je powiązać z konkretnymi wariantami produktów czy kanałami sprzedaży.
Kontrola jakości i spójności danych – każdy dobry PIM pomoże zweryfikować, czy wszystkie informacje o produktach są uzupełnione i zgodne z przyjętym formatem (np. długość opisu, format cen, typ pliku graficznego) albo czy same opisy są unikalne.
Dystrybucja informacji produktowych do różnych kanałów sprzedaży – przetworzone dane trafiają automatycznie do wybranych kanałów sprzedaży: platform e-commerce, marketplace’ów i aplikacji mobilnych – ale też do systemów POS i social mediów.

Chodzi o to, aby informacje produktowe były spójne i zachowywały tę samą jakość w każdym punkcie styku klienta ze sklepem.

Dlaczego firmy potrzebują systemu PIM?

Twój sklep się rozwija. W katalogu masz coraz więcej produktów, a w CRMie coraz więcej zainteresowanych nimi klientów, którzy trafiają do Ciebie różnymi kanałami: z Google, przez social media, przez Ceneo.

Bez systemu PIM dane o Twoich produktach będą rozproszone. Część w Excelu, część u dostawcy, a trochę… w głowach handlowców. W efekcie, przy rosnącej liczbie towarów, możesz szybko stracić kontrolę nad jakością informacji, które dostarczasz klientom.

Problem pojawia się np. przy dodawaniu nowych ofert… bo ręczne wprowadzenie informacji do każdego kanału dla jednego (!) produktu może zająć nawet 30-45 minut. A jeżeli jeszcze planujesz wejść na nowe rynki, dochodzą kolejne wyzwania: tłumaczenie opisów, lokalizacja pod standardy w innych krajach i tak dalej.

Dobrze wdrożony system PIM dla e-commerce rozwiązuje te problemy u źródła.

Jak działa system PIM w praktyce?

Skąd PIM pobiera dane produktowe (WEJŚCIE)?
Dane, które spływają do PIMu mogą pochodzić z różnych źródeł. Dlatego też liczy się elastyczność – system musi poradzić sobie ze wszystkimi formatami danych wejściowych, na których normalnie pracuje sklep. Takimi źródłami mogą być na przykład:
Systemy ERP – dostarczają podstawowe dane: kody SKU, stany magazynowe, ceny bazowe, wymiary itp.
Pliki od dostawców – arkusze Excel, pliki CSV lub XML z opisami produktów, parametrami technicznymi, zdjęciami.
Bazy danych produktowych – lokalne lub zewnętrzne bazy, np. branżowe katalogi danych lub repozytoria danych producentów.
Systemy DAM (Digital Asset Management) – źródło plików multimedialnych: zdjęć, grafik, animacji 3D, dokumentacji i instrukcji obsługi, kart katalogowych.
Zewnętrzne API dostawców i producentów, ew. gotowe integratory – pozwalają pobierać dane produktowe bezpośrednio od partnerów.
Do tego trzeba jeszcze dodać wszystko to, co o produkcie napiszą copywriterzy, zdjęcia od fotografów i grafików czy dodatkowe informacje od opiekuna danego produktu.
Co dzieje się z danymi wewnątrz systemu PIM (PRZETWARZANIE)?
Gdy dane już trafią do PIMu, trzeba je przygotować do publikacji. Na tym etapie dzieje się najwięcej:
Weryfikacja danych – to tutaj wykrywa się braki, usuwa duplikaty, koryguje błędy, a także ujednolica dane – konwertuje jednostki z cali na centymetry, zaokrągla ceny itd.
Wzbogacanie danych – także w PIMie do karty produktu dodaje się opisy promocyjne, specyfikację techniczną, zdjęcia, pliki PDF czy krótkie filmy prezentujące produkt.
Kategoryzacja i klasyfikacja – produkty są przypisywane do odpowiednich kategorii, podkategorii czy kolekcji. Można też tworzyć warianty – np. ten sam model buta w różnych rozmiarach i kolorach – i przypisywać im odpowiednie cechy (rozmiar, kolor, materiał).
Zarządzanie relacjami między produktami – powiązania typu cross-sell, up-sell, części zamienne, zestawy, kolekcje sezonowe – wszystko to da się powiązać w strukturze danych.
Ważny jest również dobry workflow. Załóżmy, że dodajesz do oferty nowy produkt. Dane podstawowe możesz zaciągnąć automatycznie z ERP albo od hurtownika – tu w grę wchodzi automatyzacja. Copywriter doda opis i nagłówki, grafik – zdjęcia, a menedżer produktu zadba o to, żeby wszystko było spójne i zatwierdzi całość. Gdy będzie gotowa, trafi jednocześnie na stronę sklepu oraz do marketplace’ów, ale i do zespołu odpowiedzialnego za reklamy w SM.
Gdzie PIM wysyła przetworzone informacje o produkcie (WYJŚCIE)?
Skoro o tym mowa – system PIM można skonfigurować tak, aby przekazywał dane o produktach… dosłownie wszędzie. Mogą to być:
Platformy e-commerce – takie jak Magento, Shopify czy WooCommerce – gdzie dane trafiają prosto na karty produktów.
Marketplace’y – z opisami i danymi dopasowanymi do formatu ofertowego każdej z platform.
Aplikacje mobilne – dane z PIM można zsynchronizować i z aplikacjami natywnymi, i z PWA.
Systemy POS (Point of Sale) – dla sklepów stacjonarnych, które potrzebują aktualnych informacji w systemach kasowych.
Kanały social media – do tworzenia dynamicznych kampanii produktowych, np. na Facebooku czy Instagramie.
Katalogi drukowane – nowoczesne systemy PIM bez problemu można zintegrować nawet z narzędziami DTP (np. Adobe InDesign), co pozwala automatycznie generować katalogi z aktualnymi danymi.
Partnerzy biznesowi i dystrybutorzy – poprzez postawione wcześniej API lub zwykły eksport danych.
Największy plus? Z systemem PIM nie trzeba aktualizować danych dla każdego kanału osobno.

Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu PIM?

Twórcy jednego z popularniejszych programów PIM – Plytix – przygotowali ciekawy raport na temat tego, czy wdrożenie rozwiązań do zarządzania danymi produktowymi faktycznie przekłada się na funkcjonowanie firm „na co dzień”.

Według ankietowanych właścicieli firm, którzy już korzystają z takiego oprogramowania, efekty są spore:

Poprawa jakości i spójności danych – średnia dokładność danych na poziomie nawet 95%, w praktyce nieosiągalnym dla średnich/dużych sklepów bez systemu PIM.
Krótszy czas wprowadzania produktów na rynek (time-to-market) – średnio o 60% w porównaniu z innymi firmami.
Niższe koszty operacyjne – dzięki mniejszej ilości powtarzalnych zadań do wykonania i… niższemu odsetkowi zwrotów (o 25%).
Wzrost sprzedaży i konwersji – dzięki lepszemu CX, firmy z systemem PIM były w stanie zwiększyć średnią wartość koszyka o 21%.
Większa produktywność i lepszy workflow wewnątrz firmy – zespoły mają większe zaufanie do danych, które otrzymują, plus mogą zautomatyzować część procesów; przebadane przez twórców raportu zespoły marketingowe deklarowały, że zaoszczędziły nawet 50% czasu, które dotąd poświęcały na ręczne wprowadzanie i weryfikację danych. Natomiast zespoły customer service skróciły czas odpowiedzi na pytania dot. produktów o 70%.

Z jakimi systemami można zintegrować PIM?

Narzędzia PIM nigdy nie działają w pojedynkę. Ich największą zaletą jest właśnie to, że pośredniczą w wymianie danych między źródłami informacji produktowych a kanałami sprzedaży oraz zespołami wewnątrz firmy. Dlatego wszystkie popularniejsze systemy powinny bez problemu współpracować z:

Twoim ERP, czyli najważniejszym źródłem danych w firmie;
systemami DAM – większość PIMów co prawda ma wbudowane narzędzia do zarządzania zasobami cyfrowymi, ale często przydaje się też wsparcie zewnętrznego systemu;
systemami CRM – aby Twoi handlowcy i specjaliści ds. obsługi klienta mieli dostęp do aktualnych informacji o produktach podczas rozmów z klientami;
narzędziami do automatyzacji działań marketingu – tak, żeby można było wykorzystywać aktualne dane produktowe w kampaniach;
platformami e-commerce oraz marketplace’ami.

Dla kogo jest system PIM?

Producenci, którzy operują na złożonych danych technicznych, wielu wersjach językowych dokumentacji i skomplikowanych powiązaniach między komponentami. PIM ułatwi zarządzanie cyklem życia produktu i zapewni spójność danych w całym łańcuchu produkcji/dystrybucji.
Dystrybutorzy i hurtownie, które obsługują równolegle wielu dostawców i klientów.
Detaliści i firmy e-commerce; dla sklepów online, które oferują setki lub tysiące produktów, oprogramowanie PIM to podstawa. Jeśli zależy Ci na poprawie konwersji i obniżeniu współczynnika zwrotów (lub prowadzisz sprzedaż w modelu omnichannel), taki system powinien rozwiązać wiele potencjalnych problemów.
Firmy działające na rynkach międzynarodowych; zarządzanie tłumaczeniami, lokalnymi wymaganiami co do produktów czy różnicami w ofertach regionalnych bez wsparcia PIMu jest przy większej liczbie produktów i relacji handlowych niemożliwe.
Firmy z dużą liczbą wariantów produktów; niektóre branże (np. odzieżowa, motoryzacyjna czy elektroniczna) muszą poradzić sobie z tysiącami możliwych kombinacji kolorów, rozmiarów, typów czy ustawień technicznych. PIM pomoże je logicznie powiązać i zaprezentować w przystępny sposób.

Case study: wdrożenie dla Velo przez Smartbees

W Smartbees pomogliśmy wdrożyć system PIM dla firmy Velo – jednego z największych dystrybutorów rowerów, części i akcesoriów rowerowych w Polsce.

Oferta Velo obejmuje dziesiątki tysięcy produktów od kilkudziesięciu renomowanych marek, sprzedawanych w ponad 90 sklepach stacjonarnych oraz, oczywiście, online. Sieć rozwijała się bardzo szybko, ale w pewnym punkcie stanęła przed kilkoma problemami. Przede wszystkim brakiem centralnego źródła danych produktowych, co komplikowało cały proces aktualizacji produktów; wszystkie informacje trzeba było kopiować i weryfikować ręcznie, po drodze logując się do kilku różnych narzędzi. Ostatecznie poszczególne zespoły pracowały na różnych źródłach, co powodowało błędy i przestoje.

Co zrobiliśmy?

Zbudowaliśmy centralny system PIM – dane o wszystkich 30 000 produktach zebraliśmy w jednym, spójnym repozytorium, co wyeliminowało konieczność pracy w wielu systemach.
Wyposażyliśmy go w przejrzysty dla każdego panel administracyjny – mimo bardzo dużej liczby funkcji i wielu poziomów dostępu, interfejs pozostał prosty w obsłudze nawet dla „nietechnicznych”.
Zautomatyzowaliśmy najważniejsze procesy – wdrożyliśmy automatyczne powiadomienia SMS, integracje z usługami kurierskimi czy aktualizacje stanów magazynowych na podstawie danych z Comarch ERP XT.
Zintegrowaliśmy 4 niezależne źródła danych i… aż 200 magazynów – co wymagało przemyślanej architektury danych.

Efekt? Krótszy czas realizacji zamówień, lepsza prezentacja produktów i mniej wkładu pracowników. A więcej o naszym projekcie możesz przeczytać na stronie case study Velo.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje wdrożenie systemu PIM?

Koszt wdrożenia oprogramowania PIM zależy od skali działalności i liczby produktów, ale też od liczby niezbędnych integracji oraz modelu wdrożenia (SaaS, licencja, open source). Nie ma jednej stawki – każdy projekt jest wyceniany indywidualnie. Ale warto potraktować wdrożenie PIMu jako inwestycję, która z czasem przełoży się na większą efektywność… czyli też niższe koszty operacyjne.

Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu PIM?

Od kilku tygodni do kilku miesięcy – znów, w zależności od skali projektu, liczby kanałów i integracji. Najważniejsze jest dobre planowanie i współpraca z zespołem klienta.

Czy do obsługi systemu PIM potrzebne są umiejętności techniczne?

Nie – nowoczesne systemy PIM są projektowane z myślą o użytkownikach biznesowych, „nietechnicznych”. Wsparcie przydaje się głównie przy wdrożeniu i integracjach.

W jaki sposób system PIM wspiera działania SEO?

PIM pozwala z jednego miejsca zarządzać treściami, które mają bezpośredni wpływ na SEO – opisami produktów, metadanymi, nagłówkami czy tagami. Gdy będą spójne i kompletne – a taki system to ułatwia – powinno się to przełożyć na poprawę pozycji w wynikach wyszukiwania.