Skuteczna integracja systemów IT - jak ją przeprowadzić?

Na czym polega integracja systemów IT?

Integracja systemów polega na połączeniu istniejących programów w firmie w ten sposób, aby umożliwić przepływ danych pomiędzy nimi. Może też pozwolić jednemu z systemów wykorzystanie funkcji drugiego, by usprawnić pracę tego pierwszego. Dobrym przykładem jest tutaj wysyłka mailingu do danej grupy osób. Wykorzystuje ona automatyzację wysyłki, którą zapewnia jeden system i dane klientów, które zawiera drugi. Integracja systemu może dotyczyć dwóch lub większej ilości programów, jakich używa dana firma. Jej celem jest zwiększenie potencjału posiadanego oprogramowania, wykorzystanie w pełni funkcjonalności, jakie posiada i tym samym zoptymalizowanie pracy systemów, jak i całej firmy.

Integracja systemów - dlaczego warto?

Przyspieszenie pracy całej firmy, jak i poszczególnych jednostek, ale i wygoda z korzystania ze zintegrowanych systemów, to jedne z wielu korzyści wynikające z przeprowadzenia integracji systemów IT w firmie. Jest ich oczywiście więcej:

• efektywna wymiana informacji,
• niższe koszty prowadzenia firmy,
• optymalizacja procesów biznesowych,
• ulepszona analityka,
• wyższa jakość i spójność danych,
• możliwość podejmowania szybkich decyzji,
• łatwiejsza komunikacja pracowników ze wszystkich działów i lokalizacji firmy,
• płynniejsza współpraca z kontrahentami,
• łatwiejszy dostęp do systemów,
• możliwość korzystania z danych w tym samym czasie przez różne programy.

Dzięki integracji dane z systemów mogą trafić do jednego miejsca, co ułatwia funkcjonowanie całej firmy. Łatwiejsze jest przetwarzanie tych danych, analizy oraz tworzenie raportów.

Co można zintegrować?

Wyróżnia się kilka rodzajów integracji: integracja aplikacji, integracja danych czy integracja sieciowa. W przypadku integracji systemowej są to działania z zakresu instalowania systemów operacyjnych. Czyli głównie integrowane są ze sobą bazy danych, oprogramowanie biurowe, aktywne urządzenia sieciowe, urządzenia pamięci masowych, kontroli dostępu, instalacji alarmowych. Z innym systemem najczęściej integruje się systemy ERP, platformy e-commerce, systemy B2B, dokumenty sprzedaży, faktury, dokumenty magazynowe, systemy firm logistycznych i inne. Często sytuacja danej firmy jest na tyle indywidualna, że warto możliwości integracji skonsultować ze specjalistami zajmującymi się takimi rozwiązaniami. Na pewno ich spostrzeżenia i wnioski przełożą się na dużo lepsze funkcjonowanie całej instytucji.

Jak to wygląda w praktyce?

Przygotowania do integracji przede wszystkim należy zacząć od analizy biznesowej. Należy odpowiedzieć na pytania:

• Jakie są cele integracji i oczekiwany rezultat? 
• Jakie dane potrzebujemy współdzielić pomiędzy konkretnymi systemami?
• Co usprawni działanie całej organizacji? 
• Czy z poziomu każdego systemu pracownicy powinni mieć możliwość edycji danych, jeśli nie, to jakie z nich wykluczyć?
• Jak zapisywać modyfikacje w tym samym czasie na kilku systemach?

To tylko wybrane pytania. Dokładną analizę biznesową przeprowadza zwykle firma IT, jednak zanim pomyślimy o integracji, warto przemyśleć jej cele oraz to, jaki chcielibyśmy osiągnąć efekt. Konsultacje z wykonawcą na pewno wprowadzą kolejne zagadnienia, na które będziemy musieli sobie odpowiedzieć. Integracja systemów jest skomplikowanym procesem, który należy dobrze przemyśleć, głównie po to, by w pełni wykorzystać jego możliwości.

Sama metoda integracji zależy od stanu systemów, które firma posiada. Istotne są ich możliwości, ale i relacje z wydawcami oprogramowania oraz dokumentacja. Warto mieć jak najwięcej informacji o ich budowie, by sama integracja przeszła sprawnie.

Jakie są koszty integracji systemów IT?

Ze względu na swoje skomplikowanie integracja systemów nie należy do najtańszych rozwiązań. Koszty zależą od ilości oprogramowania, które chcemy ze sobą połączyć. Kolejnym czynnikiem jest złożoność systemów, z których firma korzysta. Cenę na pewno może obniżyć dostęp do całej dokumentacji. Jednak zwykle firmy latami korzystają ze starych, skostniałych programów, które podczas integracji należy w dużym stopniu dopracować. Analizując koszty integracji, na pewno warto wziąć pod uwagę zyski, które ona przyniesie. Ta przeprowadzona profesjonalnie, pozwoli firmie dużo lepiej funkcjonować.

Automatyzacja procesów w firmie zwykle wymaga zaangażowania, czasu oraz nakładów finansowych. Jednak niesie ze sobą bardzo dużo korzyści. Firma musi się rozwijać, by zarabiać i w pełni sprawnie funkcjonować. Integracja systemów to lepsza obsługa klienta, nowoczesny wizerunek w oczach pracownika, mniej pomyłek i lepsze jakościowo analizy. Ważne, aby przeprowadzić ją sprawnie i profesjonalnie, a koszty na pewno się zwrócą.