Integracja systemów informatycznych: przewodnik po procesie, metodach i kosztach

Integracja systemów IT polega na połączeniu ze sobą różnych aplikacji i narzędzi w celu umożliwienia wymiany danych w czasie rzeczywistym.

W firmach, które nie mają zintegrowanych systemów IT, każdy obszar działalności – sprzedaż, obsługa klienta, logistyka itd. – jest jak oddzielna „wyspa technologiczna”. Zarządzanie taką architekturą, a zwłaszcza danymi w obrębie firmy, jest bardzo trudne; często wręcz niemożliwe.

Wyróżniamy trzy poziomy integracji wewnątrz środowiska IT.

1. Integracja na poziomie warstwy danych – chodzi tu głównie o synchronizację baz danych między różnymi programami, na przykład, aby dane klientów w CRMie były identyczne z tymi w systemie do rozliczania faktur albo w narzędziach do wysyłki maili.
2. Integracja na poziomie aplikacji – możliwa dzięki API, czyli interfejsom programistycznym, które pozwalają systemom udostępniać sobie nawzajem swoje funkcje i komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym według jednego, spójnego standardu.
3. Integracja na poziomie procesów biznesowych – najwyższy poziom, na którym synchronizuje się działanie kilku-kilkunastu aplikacji.

Dobrze wdrożone integracje między systemami potrafią usprawnić działanie firmy na każdym poziomie.

Tak naprawdę można ze sobą połączyć niemal każde dwie aplikacje w firmowym ekosystemie. Poniżej zebraliśmy przykłady najważniejszych integracji, z których wiele firm korzysta na co dzień.

Jak takie integracje wyglądają od strony technicznej? Gregor Hohpe i Bobby Woolf w książce Enterprise Integration Patterns wyróżniają aż 65 różnych modeli integracji. W praktyce jednak architekturę większości firmowych systemów IT da się opisać trzema modelami: point-to-point, opartym na API oraz na middleware.

Integracja punkt-punkt (Point-to-Point)

Najprostszy model, w którym łączy się bezpośrednio dwa systemy, np. platformę e-commerce i ERP. Każdy z nich wymienia dane tylko z jednym, konkretnym „partnerem”. Jeśli firma korzysta z bardzo małej liczby aplikacji, taki model może się sprawdzić; problem pojawia się wtedy, gdy systemów przybywa. Przy dziesięciu narzędziach trzeba byłoby utrzymywać nawet kilkadziesiąt niezależnych połączeń.

Integracja z wykorzystaniem API (Application Programming Interface)

Najczęściej dziś wykorzystywany model, bardzo elastyczny, ale też prosty we wdrożeniu. W skrócie: API to zestaw reguł i protokołów, które zarządzają dostępem do danej aplikacji. Gdy inny program chce pobrać dane z aplikacji, nie łączy się z nią bezpośrednio, tylko właśnie z API. Interfejs działa jak tłumacz, przekazuje żądanie do aplikacji i przesyła z powrotem odpowiedź, wszystko „na żywo”.

Najważniejsze jest to, że systemy, które wymieniają się informacjami, nie muszą być spójne ze sobą na poziomie architektury czy sposobu przechowywania danych. Dzięki temu integracja przez API jest możliwa nawet między bardzo różnymi środowiskami, a rozwój jednego systemu nie wymaga większych zmian w pozostałych… bo wystarczy skonfigurować samo API. I jeszcze jeden plus – w zasadzie wszystkie popularne narzędzia czy platformy biznesowe mają gotową dokumentację dla swoich API, także dla dobrego developera wdrożenie będzie bardzo proste.

Integracja przez middleware i szynę danych (ESB)

Najbardziej złożoną metodą jest integracja z wykorzystaniem tzw. middleware, czyli oprogramowania pośredniczącego między systemami. W kontekście biznesowym interesują nas głównie środowiska ESB – Enterprise Service Bus – które pełnią rolę swego rodzaju hubu komunikacyjnego. Zamiast łączyć aplikacje ze sobą bezpośrednio, każda z nich komunikuje się tylko z warstwą ESB, a ta dostosowuje dane do odpowiedniego formatu i wysyła we właściwe miejsce.

A jak wygląda porównanie tych modeli?

Integracja systemów, zwłaszcza w ramach bardziej rozbudowanej architektury IT, nigdy nie należy do najtańszych rozwiązań. Koszty całego projektu zależą od:

• liczby systemów, które chcesz ze sobą połączyć;
• złożoności systemów, z których korzysta firma – integracja z nowym SaaS, które ma dobre, gotowe API i świetną dokumentację będzie siłą rzeczy tańsza, niż budowa API od zera dla przestarzałego już programu;
• metody integracji – czy będą to prostsze połączenia przez API, czy wdrożenie platformy ESB;
• zakresu integracji między systemami – na przykład tego, ile pól danych ma być ze sobą zsynchronizowanych albo czy przepływ danych ma być jedno-, czy dwukierunkowy (integracja dwukierunkowa).

Wdrożenie kilku prostych integracji w sklepie internetowym przez gotowe API powinno zamknąć się w kilkunastu tysiącach złotych, podczas gdy projekt architektury opartej na ESB dla dużej korporacji może sięgnąć setek tysięcy.

Podczas wdrożenia integracji może pojawić się kilka problemów, które jeszcze podniosą te koszty.

Wyzwaniem może być już sam fakt, że firma zbiera niskiej jakości dane w swoich systemach. Żadna integracja nie rozwiąże tego, że, na przykład, w ERP znajdują się nieaktualne informacje o produktach; co więcej, po połączeniu systemów błędy te będą się tylko kumulować. Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia zawsze doradzamy audyt już istniejących systemów. W jego trakcie może też okazać się, że część aplikacji nie ma prowadzonej dokumentacji technicznej; bez jasno opisanych zasad i struktur danych cały projekt się wydłuży.

Ważną kwestią pozostaje również bezpieczeństwo danych – bo każde nowe połączenie to potencjalny punkt ataku. Trzeba zadbać o szyfrowanie, kontrolę dostępu i monitoring na każdym odcinku przepływu danych, nie wspominając o samych aplikacjach (czyli punktach wejścia/wyjścia dla danych). Utrzymanie najwyższych standardów na poziomie całej infrastruktury potrafi być więc sporym wyzwaniem.

Jeśli planujesz rozwój swojej infrastruktury IT i chcesz usprawnić przepływy danych wewnątrz firmy – będziesz potrzebować partnera technologicznego, który:

• ma doświadczenie w technologiach, na których opierają się Twoje systemy;
• realizował już integracje dla firm o podobnej skali, co Twoja (i ma portfolio, którym może się pochwalić);
• rozumie, że integracje mają służyć przede wszystkim Twoim procesom biznesowym;
• oferuje wsparcie powdrożeniowe i możliwości współpracy przy dalszym rozwoju infrastruktury.

W Smartbees możemy to zapewnić. Umów się na konsultację z naszymi specjalistami i porozmawiajmy o tym, jak możemy usprawnić procesy biznesowe w Twojej firmie.