Integracja sklepu internetowego z hurtownią: korzyści i praktyka
Prowadzisz sklep internetowy, który rozwija się coraz szybciej… ale każda aktualizacja danych z hurtowni oznacza dla Ciebie dodatkowe godziny w Excelu? To typowy (ale nie jedyny) problem w przypadku e-commerce’ów, które nie są połączone z systemami dostawców. W tym artykule powiemy o tym, jak zintegrować sklep z hurtownią i dlaczego warto się na to zdecydować.
Czym jest integracja sklepu internetowego z hurtownią?
Czym jest integracja sklepu internetowego z hurtownią?
Integracja sklepu internetowego z hurtownią to połączenie platformy e-commerce z systemami magazynowymi lub sprzedażowymi dostawcy. Dzięki temu możesz automatycznie wymieniać podstawowe dane dot. produktów i zamówień z hurtownikiem.
W ten sposób zautomatyzujesz aktualizacje katalogu produktów, cen towarów i statusów zamówień, synchronizację stanów magazynowych z dostawcą i przesyłanie zamówień do hurtowni. Czyli wszystkie te procesy, nad którymi, zarządzając sklepem, musisz czuwać każdego dnia… i w których błędy mogą być bardzo kosztowne.
Czym różni się integracja od ręcznego zarządzania ofertą z hurtowni?
Czym różni się integracja od ręcznego zarządzania ofertą z hurtowni?
Dobrze wdrożona integracja z hurtownią zmniejsza ryzyko błędów praktycznie do zera, bo eliminuje czynnik ludzki z procesu zarządzania danymi. I to jest najważniejsza różnica.
Pomyśl o takiej sytuacji: klient zamawia produkt, który jest oznaczony jako dostępny na Twojej stronie, ale nie ma go na stanie hurtowni. W ten sposób możesz bardzo łatwo stracić klienta na rzecz konkurencji. Jeśli zarządzasz swoją ofertą ręcznie:
- musisz poświęcić o wiele więcej czasu na wprowadzanie danych;
- im więcej produktów masz w sklepie, tym trudniej będzie Ci utrzymać porządek w bazie danych;
- dane z systemu hurtowni mogą być już nieaktualne w momencie, gdy je wprowadzasz.
Wraz z rozwojem biznesu, taki model szybko stanie się wąskim gardłem.
Kluczowe korzyści integracji sklepu z hurtownią
Kluczowe korzyści integracji sklepu z hurtownią
Integracja sklepu z hurtownią to realne wsparcie operacyjne dla każdego e-commerce… a dla większości po prostu konieczność. Oto kilka powodów, by taką integrację przeprowadzić.
- Oszczędność czasu
Zyskujesz czas, który możesz przeznaczyć na inne obszary swojego biznesu: marketing, obsługę klienta czy rozwój relacji z dostawcami.
- Zawsze aktualna oferta
Dane pobierane z hurtowni są synchronizowane w ustalonych odstępach czasu – kilka razy dziennie albo co kilka minut, w zależności od sposobu i ustawień integracji. Tak czy inaczej, zyskujesz pewność, że i Ty, i Twoi klienci widzicie rzeczywisty stan dostępności produktów i aktualne ceny, z marżą dostosowaną do stawek hurtownika.
- Optymalizacja kosztów i skalowalność
Automatyzacja to mniej błędów – czyli też niższe koszty operacyjne. Nie musisz więc rozbudowywać zespołu, aby zarządzać rosnącym katalogiem produktów czy obsłużyć większą liczbę zamówień w przedświątecznym peaku. Możesz rozwijać ofertę, wchodzić na nowe rynki czy uruchamiać kolejne kanały sprzedaży bez dużych zmian „na zapleczu”.
- Lepsze doświadczenia klientów
Z kolei z punktu widzenia użytkownika liczą się dwie rzeczy: wiarygodne informacje o ofercie sklepu i jak najszybsza realizacja zamówienia. Dzięki dobrej integracji klient nie kupi towaru-widmo, którego dostawca nie ma na stanie albo który ma nieaktualny opis. A samo zamówienie? Szybciej przejdzie przez kolejne etapy łańcucha.
Szczególne korzyści integracji dla sklepów w modelu dropshipping
Szczególne korzyści integracji dla sklepów w modelu dropshipping
Już sama integracja na poziomie systemów IT daje dużo. Wszystkie korzyści z takiego rozwiązania można zobaczyć, gdy na współpracy z hurtownią oprze się cały sklep – tak jak w dropshippingu. Dla startujących dopiero e-commerce’ów taki model jest bardzo atrakcyjną opcją, bo w połączeniu z dobrą integracją daje:
- Minimum ryzyka i bardzo niski próg wejścia – nie musisz inwestować w zatowarowanie magazynu ani zamrażać kapitału w produktach, które mogą się nie sprzedać.
- Koszty logistyki bliskie zeru – to hurtownia przechowuje towar, pakuje przesyłki i odpowiada za to, aby dotarły do klientów. A sprawna integracja pozwala przesyłać dane zamówień i adresy klientów bezpośrednio do systemu dostawcy.
- Możliwość zaoferowania klientom bardziej zróżnicowanego asortymentu – ponieważ nie musisz fizycznie przechowywać produktów, nic nie stoi na przeszkodzie, by wprowadzić do oferty setki czy tysiące pozycji z różnych kategorii i elastycznie ją zmieniać pod potrzeby klientów albo sezonowe trendy.
- Większą swobodę w eksplorowaniu kolejnych nisz na rynku – zintegrowany system pozwala szybko wprowadzać i usuwać produkty z oferty – bez ryzyka, że niesprzedany towar będzie miesiącami zalegał na półkach magazynu.
Nic dziwnego, że według raportu Dropshipping Global Market Report sprzed dwóch lat, wartość tego rynku do 2027 roku ma sięgnąć aż 724 mld dolarów.
Jak działa integracja sklep-hurtownia?
Jak działa integracja sklep-hurtownia?
Bazy danych sklepu i hurtowni można połączyć na kilka sposobów: przez API, za pomocą gotowych narzędzi do integracji albo po prostu wymieniając się plikami XML z bazy.
Integracja za pomocą plików wymiany danych (XML, CSV)
Najprostszą i wciąż bardzo powszechną formą integracji jest pobieranie plików z danymi produktowymi w formacie XML lub CSV. Taki plik – udostępniany przez hurtownię każdego dnia, czasem kilka razy dziennie – zawiera aktualne informacje o produktach, cenach i stanach magazynowych.
Danych z pliku nie trzeba importować produkt po produkcie, wymaga to jednak tzw. mapowania pól, czyli zdefiniowania, które dane z pliku (np. nazwa, cena_netto, ilosc itd.) są przypisane do konkretnych pól w sklepie. Wyzwaniem może być też fakt, że różne hurtownie posługują się różnymi strukturami danych czy formatami kodowania znaków; powiedzmy, dostarczają pliki w Windows-1250 zamiast UTF-8.
Integracja przez API hurtowni
Coraz częściej hurtownie oferują też dostęp do własnego API – interfejsu programistycznego, który pozwala na bezpośrednią komunikację między systemem dostawcy a tym sklepowym.
Dobrze skonfigurowane API pozwala wymieniać dane w zasadzie w czasie rzeczywistym; problem w tym, że wdrożenie takiej integracji wymaga już wsparcia developerów, którzy zadbają o prawidłową implementację i bezpieczeństwo danych. Interfejsy udostępniane przez hurtownie najczęściej działają wg standardów REST (lżejszy, oparty na HTTP i JSON) lub SOAP (bardziej sformalizowany, często stosowany w systemach ERP).
Gotowe moduły i platformy integracyjne
Jeżeli prowadzisz sklep na którejś z popularnych platform e-commerce: Magento, WooCommerce czy Shoperze, masz jeszcze jedną opcję – skorzystać po prostu z gotowych modułów i wtyczek. Narzędzia do ustawiania integracji z hurtowniami znajdziesz w bibliotekach platform.
Druga opcja? Zewnętrzne platformy z integracjami dla e-commerce, typu Base (dawny BaseLinker) czy Apilo. Obie mają w swoich bibliotekach setki integracji przygotowanych pod konkretne hurtownie. Jeśli współpracujesz z którymś z większych polskich dostawców, duża szansa, że go tam znajdziesz.
Na co zwrócić uwagę, wybierając konkretną metodę integracji?
Na co zwrócić uwagę, wybierając konkretną metodę integracji?
Przy wyborze metody integracji sklepu z dostawcami musisz oczywiście wziąć pod uwagę swój budżet i możliwości zespołu IT – ale też obecną skalę działalności, a nawet dalsze plany rozwoju.
| Pliki XML/CSV | Integracja przez API | Gotowe moduły / platformy integracyjne | |
|---|---|---|---|
| Koszt wdrożenia | Niski – zwłaszcza jeśli hurtownia dostarcza dobrze przygotowane pliki, a sklep ma już gotowy skrypt do importu i zmapowane pola. | Wysoki – integracja API wymaga pomocy developera. | Średni – większość gotowych wtyczek do WooCommerce czy Shopera można wdrożyć w kilka godzin, bez angażowania developerów. Trzeba jednak zapłacić za licencję. |
| Koszt utrzymania | Niski – aktualizacje konieczne tylko raz na jakiś czas, ewentualnie przy zmianach po stronie hurtowni. | Niski do średniego – integracje API są stabilne, ale mogą wymagać okresowych aktualizacji, np. przy zmianie wersji API. | Średni do wysokiego – większość platform integracyjnych działa w modelu abonamentowym. Koszty z reguły zależą od liczby produktów w katalogu lub obsługiwanych zamówień. |
| Czas wdrożenia | Krótki – przy gotowym pliku z jasną strukturą wdrożenie może zająć kilka godzin. | Stosunkowo długi – integracja API to jednak mały projekt wdrożeniowy, który może potrwać od kilku dni do kilku tygodni. Wymaga analizy dokumentacji, programowania oraz testów end-to-end. | Krótki – gotowe moduły i integracje za pośrednictwem SaaS-ów są projektowane tak, aby były gotowe do użycia out-of-the-box. |
| Elastyczność | Bardzo ograniczona – trudno wdrożyć nietypowe logiki (np. zależności między wariantami, filtrowanie produktów po atrybutach) czy dwukierunkową synchronizację danych. | Wysoka – API daje pełną kontrolę nad tym, jakie dane, jak często i w jakiej formie są wymieniane. Można implementować niestandardowe logiki, warunki, opóźnienia, złożone scenariusze. | Średnia – moduły i platformy mają gotowe scenariusze działania. Można konfigurować zakres integracji, ale złożone wymagania mogą wykraczać poza ich możliwości. |
| Skalowalność | Ograniczona – przy dużej liczbie produktów lub przy współpracy z wieloma hurtowniami szybko mogą pojawić się problemy z organizacją danych. | Wysoka – prawidłowo postawione API poradzi sobie z dużymi wolumenami danych i wieloma hurtowniami jednocześnie. | Średnia do wysokiej – większość narzędzi out-of-the-box jest bardzo dobrze zoptymalizowana i skalowalna, ale mogą mieć ograniczenia ze względu na swoją architekturę. |
| Aktualność danych | Średnia – pliki aktualizowane są z reguły raz, co najwyżej kilka razy dziennie. | Wysoka – API pozwala na synchronizację niemal w czasie rzeczywistym. | Średnia do wysokiej – zależy od funkcji oferowanych przez konkretną platformę. Najlepsze rozwiązania oferują aktualizacje nawet co 15 minut lub na żądanie. |
| Dla kogo? | Małe sklepy, które potrzebują prostego i taniego rozwiązania. | Średnie i duże e-commerce’y z własnym zespołem IT lub budżetem na wsparcie techniczne. | Wszystkie sklepy na popularnych platformach e-commerce, które potrzebują szybkiego startu, działają w dropshippingu i/lub nie mają zaplecza technicznego. |
Jak znaleźć hurtownię do integracji?
Jak znaleźć hurtownię do integracji?
Zanim zaczniesz szukać nowych partnerów, warto zacząć od tych, których już znasz. Jeśli współpracujesz z hurtowniami w sposób tradycyjny, zapytaj ich wprost, czy oferują możliwość integracji ze sklepem internetowym. Wiele z nich ma już gotowe rozwiązania, ale nie chwali się nimi zbyt otwarcie.
Jeśli z kolei masz na oku konkretną hurtownię, a nie jesteś pewny jej możliwości – po prostu skontaktuj się bezpośrednio i zapytaj o opcje integracji.
Poza tym zawsze warto przeszukać internet – szczególnie grupy tematyczne w mediach społecznościowych – oraz sprawdzić, jakie gotowe integracje oferują w swoich katalogach najpopularniejsze platformy e-commerce: Base oraz Apilo.
A jakie pytania zadać potencjalnej hurtowni przed podjęciem współpracy i decyzją o integracji? Tematów do rozmowy jest wiele:
- W jakim formacie hurtownia udostępnia dane produktowe?
- Jak często aktualizuje informacje o cenach i stanach magazynowych?
- Czy oferuje dostęp do API? Jakiego rodzaju: REST czy SOAP?
- Czy korzystanie z integracji wiąże się z dodatkowymi opłatami?
- Czy oferuje wsparcie techniczne lub dokumentację pod wdrożenie?
- Jak wygląda jakość danych produktowych – czy otrzymasz opisy, zdjęcia, parametry techniczne?
- Czy można pobierać dane partiami (np. tylko wybrane kategorie lub marki)?
To Ci pomoże z jednej strony poznać techniczne możliwości hurtowni, z drugiej – jej podejście do współpracy w dłuższej perspektywie.
Sebastian Zawadzki 
Jakub Czyż 
Aleksandra Stala