Jak zarządzać serwisem korporacyjnym, aby uniknąć chaosu? Przewodnik po zarządzaniu uprawnieniami

Kategoria:

Opublikowane: 13-02-2026

Czas czytania

: 10 min

Typowy serwis korporacyjny jest jednocześnie narzędziem komunikacji z klientami, inwestorami, partnerami biznesowymi, kandydatami do pracy, dziennikarzami… Siłą rzeczy nad całą stroną będzie musiało pracować nawet kilkanaście osób, a nie tylko administrator; ktoś inny będzie publikował teksty na bloga, ktoś inny – raporty dla inwestorów. Trudno w takich warunkach utrzymać spójność treści; nawet firmy, które na co dzień dobrze organizują przepływ informacji między zespołami, mają z tym trudności. Dlatego w tym tekście pokażemy, jak zarządzać dużym serwisem korporacyjnym i uprawnieniami pracowników, aby tego problemu uniknąć.

Budowa serwisu korporacyjnego

Strony korporacyjne buduje się zupełnie inaczej niż zwykłe, firmowe strony-wizytówki. W tych drugich mamy z reguły kilkanaście, o wiele rzadziej – do kilkudziesięciu podstron i stosunkowo prostą strukturę.

Serwis dla dużej firmy może liczyć nawet kilkaset podstron, podzielonych na różne sekcje, z których każda jest de facto „stroną w stronie”. Przykład z naszego portfolio – serwis Enea, czyli jednego z głównych dostawców energii w Polsce:

Ze względu na dużą liczbę grup docelowych, które musi obsłużyć strona, podzieliliśmy ją na cztery główne sekcje. Jedną kierowaną do klientów indywidualnych, dwie – do biznesowych; przygotowaliśmy też stronę korporacyjną, dla inwestorów, mediów, ale również dla osób zainteresowanych pracą w firmie. Każda pełni zupełnie inną funkcję, więc odpowiedzialność za nie musi być rozłożona między kilka działów w firmie. Na przykład nad zakładką Kariera będzie czuwać dział HR… ale też contentowcy, dbający o spójność treści i tone of voice marki, oraz – oczywiście – specjaliści IT. Z kolei na treść sekcji Dla mediów o wiele większy wpływ będzie miał dział PR.

Istnieją dwa główne zagrożenia dla takich serwisów:

Silosy informacyjne, gdy każdy dział wprowadza zmiany na stronie w oderwaniu od pozostałych. Może to prowadzić do sytuacji, w której styl komunikacji marki zacznie się „rozjeżdżać” albo – co jeszcze gorsze – na stronie będą pojawiały się przeczące sobie informacje.
Brak spójnej strategii co do rozwoju strony oraz wdrażania zmian technicznych. Większe serwisy korporacyjne, które z zasady trudno zoptymalizować pod kątem wydajności, nie wybaczają w tej kwestii błędów; jeden źle wdrożony formularz albo tracker analityczny może wyraźnie wpłynąć na kondycję strony.

Aby tego uniknąć, trzeba jasno podzielić odpowiedzialność za stronę między konkretne osoby, tak aby każdy zaangażowany wiedział, co może zmienić, jakie treści może edytować, a co należy do innego działu. Oczywiście, przyda się też przy tym wsparcie dobrego systemu CMS, który ułatwi egzekwowanie tych ról – jednak o tym powiemy więcej pod koniec artykułu.

Dlaczego podział obowiązków na role to konieczność?

Bez podziału obowiązków odpowiedzialność za stronę prędzej czy później się rozmyje. I gdy pojawi się jakiś problem, część zespołu zareaguje na to hasłem „to nie my, nie wiemy, kto to zmienił".

Każdej firmie z rozbudowanym serwisem korporacyjnym doradzilibyśmy, aby pracować w strukturze, w której tylko kilka kluczowych osób ma uprawnienia do zarządzania całą witryną. Reszta zespołu, choć może pracować nad treściami w swoich obszarach, działa w bardzo dokładnie określonych granicach.

Jak taki podział powinien wyglądać w praktyce? Omówmy pokrótce najważniejsze role w zarządzaniu serwisem korporacyjnym i jak szerokich uprawnień potrzebują.

Product Owner
Zawsze dobrym pomysłem będzie wyznaczyć jedną osobę, która ma trzymać pieczę nad całą strategią serwisu – czyli product ownera.
Przy tak dużych projektach każdy dział ma swoje cele. Dla działu customer service priorytetem mogłoby być umieszczenie na stronie chatbota, który będzie odpowiadać na pytania klientów albo rozwinięcie i lepsze wyeksponowanie sekcji FAQ. Ale dla specjalistów HR, którzy akurat rozpoczynają duży nabór do firmy, ważniejsze byłoby, aby odświeżyć zakładkę Kariera.
W zespołach o dobrze zorganizowanej strukturze głównym zadaniem product ownera jest ustalanie priorytetów i godzenie ze sobą interesów różnych grup: zarządu, IT, poszczególnych działów firmy itd. Dlatego musi mieć:
wysokie uprawnienia w CMS-ie strony, aby miał wgląd w całą jej architekturę;
dostęp do informacji o pracy poszczególnych działów zaangażowanych w zarządzanie stroną – musi wiedzieć, czego potrzebują, z jakimi problemami się mierzą, jakie mają pomysły na rozwój swoich sekcji;
dostęp do całej analityki wokół strony; jeśli product owner ma podejmować decyzje np. o zmianach w strukturze serwisu, potrzebuje danych: jakie sekcje generują ruch, które mają problemy z wydajnością itd.
Dział IT
Pełnego dostępu do wszystkich sekcji serwisu potrzebują też, oczywiście, administratorzy i developerzy, którzy będą się nią opiekować od strony technicznej.
Co konkretnie powinno należeć do obowiązków działu IT?
Optymalizacja strony pod kątem wydajności – wszystko od zarządzania serwerem i bazą danych serwisu po drobne, konserwacyjne prace w kodzie strony, które pozwolą m.in. uniknąć długu technologicznego;
wdrażanie nowych funkcji oraz integracji serwisu z systemami zewnętrznymi – CRMem i ERP, narzędziami do e-mail marketingu, platformami analitycznymi, być może nawet modelami AI, które będą zasilać chatbota na stronie;
dbanie o bezpieczeństwo całego serwisu – monitorowanie logów, przygotowywanie kopii zapasowych, wdrażanie poprawek bezpieczeństwa oraz aktualizacji samego CMS-a i jego rozszerzeń.
Dochodzi do tego jeszcze jedna, równie istotna kwestia – wsparcie dla zespołów, które na co dzień pracują ze stroną. Jeśli serwis powstał na dobrze dobranym CMS-ie, jego obsługa musi być intuicyjna zarówno dla osób technicznych, jak i nietechnicznych. Redaktorzy powinni móc samodzielnie publikować wpisy blogowe czy aktualizować banery na stronie głównej, bez angażowania programistów. W praktyce jednak pojawiają się sytuacje wymagające interwencji. Wtedy kluczowe jest szybkie oraz sprawne wsparcie ze strony działu IT.
Redaktorzy treści
Praktycznie każdy serwis korporacyjny, ze względu na swoją skalę, potrzebuje redaktora (lub całej grupy), który będzie zajmował się publikacją treści.
W niektórych firmach redaktorzy zajmują się jednocześnie tworzeniem contentu i jego publikacją na stronie. W innych tylko tym drugim zadaniem, podczas gdy kreacja leży w gestii copywriterów, grafików itd. Taki model jest o wiele częściej spotykany w dużych organizacjach, ponieważ samo planowanie publikacji i redagowanie contentu w CMS-ie jest zajęciem na pełen etat. Każdy tekst, grafikę czy wideo trzeba przed publikacją sformatować, co wymaga sporo pracy – dobry redaktor musi doskonale poruszać się po CMS-ie strony oraz znać przynajmniej podstawy HTML-a i CSS-a. Większość CMS-ów co prawda bardzo ułatwia publikację treści, ale techniczne umiejętności i tak często się przydają. Do zadań redaktorów nierzadko dochodzi też… zarządzanie tłumaczeniami; obsługa strony korporacyjnej w kilku językach to bowiem wyzwanie na jeszcze większą skalę.
Agencje współpracujące
Jeśli firma korzysta z usług agencji SEO, performance czy content marketingowej – ona też będzie potrzebować dostępu do strony. Tutaj jednak warto trzymać się zasady minimum uprawnień: agencje powinny mieć dostęp wyłącznie do tego, co jest niezbędne do realizacji ich zadań.
Agencja SEO musi mieć możliwość edytowania meta danych już opublikowanych na stronie treści albo dodawania opisów alt pod kątem dostępności cyfrowej… ale na pewno nie potrzebuje dostępu do bazy danych. Podpisując umowę z agencją, zawsze ustala się (a przynajmniej powinno!) zakres prac, które ta będzie wykonywać w obrębie witryny; jeśli kontrakt jest rzetelnie przygotowany, to na jego podstawie da się już łatwo określić zakres uprawnień, których agencja faktycznie potrzebuje.
Dlaczego jest to takie ważne? Raz, ze względów bezpieczeństwa, a dwa – dla lepszej organizacji pracy. Jeśli każda agencja ma jasno określone pole działania, łatwiej będzie przypisać odpowiedzialność za konkretne wprowadzone zmiany na stronie i zweryfikować, w jakim stopniu specjaliści z agencji wywiązują się z umowy.
Działy odpowiedzialne za konkretne sekcje
Tak jak już pisaliśmy, nad niektórymi sekcjami serwisu powinni czuwać bezpośrednio specjaliści z konkretnych działów. Publikacją nowych ofert pracy zajmie się dział HR, komunikatami prasowymi – specjaliści ds. PR, a raportami dla inwestorów – zespół investor relations. I tutaj powinna obowiązywać ta sama zasada, co w przypadku agencji: każdy dział może nanosić zmiany tylko w swoich sekcjach, nigdzie indziej.
Jeśli natomiast pojawia się problem wykraczający poza zakres uprawnień danego działu – na przykład HR chce umieścić baner z informacją o rekrutacji na stronie głównej albo przebudować listę ofert pracy dla lepszej czytelności – taka inicjatywa musi koniecznie przejść przez product ownera i dział IT, a ta pierwsza, również przez marketing. Z tak rygorystycznym podejściem łatwiej utrzymać spójność całego serwisu.

Co powinien oferować CMS, aby sprawnie zarządzać dostępami?

Gdy planujesz budowę i wdrożenie serwisu korporacyjnego, wybór CMS-a zawsze jest jedną z ważniejszych decyzji – o ile nie najważniejszą – spośród tych czysto „technicznych”. Dzieje się tak między innymi dlatego, że to właśnie od CMS-a zależy, jakie opcje zarządzania uprawnieniami dostępu będzie miała firma.

Oto kilka funkcji, które dobry CMS absolutnie musi posiadać, aby dało się go wykorzystać w projektach korporacyjnych:

Kontrola uprawnień na poziomie operacji, typów treści i pól w bazie danych strony – im bardziej szczegółowo da się określić, do jakich funkcji dostęp ma użytkownik z daną rolą, tym lepiej. Pod tym względem na tle CMS-ów bardzo mocno wyróżnia się Drupal, z którym pracujemy najczęściej. Nie bez powodu – system pozwala stworzyć dowolną liczbę customowych ról i do każdej z nich przypisać uprawnienia na poziomie bardzo konkretnych operacji w obrębie strony.
Możliwość utworzenia procesu zatwierdzania zmian na stronie przed ich publikacją – czyli tzw. workflows. Większa firma raczej nie może sobie pozwolić na sytuację, w której treści trafiają na stronę, nie przechodząc choćby przez jeden poziom weryfikacji. Dlatego dobry CMS powinien mieć wbudowany mechanizm zatwierdzania zmian, najlepiej z możliwością tworzenia różnych workflows w zależności od typu treści, na zasadzie: wpis na firmowego bloga może wymagać weryfikacji tylko przez redaktora, ale już komunikat giełdowy musi przejść przez więcej poziomów, w tym przez dział prawny.
Historia zmian – każda, nawet najmniejsza zmiana wprowadzona w CMS-ie musi być odnotowana w historii, wraz z informacją, kto, co i kiedy edytował.

Można powiedzieć, że to podstawy, ale nie każdy CMS radzi sobie z nimi tak samo dobrze – zwłaszcza jeśli chodzi o to, jak precyzyjnie można definiować role użytkowników.

Podsumowanie

Zarządzanie serwisem korporacyjnym wymaga przede wszystkim dobrej współpracy całego zespołu. Nawet jeśli witryna jest podzielona na trzy-cztery samodzielne sekcje i kilkaset podstron, nie musi to oznaczać, że na pewno niedługo pojawią się problemy ze spójnością treści. Ważne, aby precyzyjnie podzielić role w zespole i konsekwentnie się ich trzymać.

Oto trzy najważniejsze wnioski, o których warto pamiętać:

pełne uprawnienia dostępu do strony powinna mieć jak najmniejsza liczba osób – przede wszystkim product owner i dział IT;
dostępu dla pozostałych zespołów: marketerów, specjalistów ds. HR i customer service oraz agencji, z którymi firma współpracuje, udzielaj zawsze na zasadzie „minimum uprawnień” – wyłącznie do tego, co jest niezbędne do realizacji ich zadań i ponadto;
wszystkie zmiany na stronie powinny być rejestrowane i przechodzić przez ustaloną z góry ścieżkę weryfikacji (workflow).

Jeśli chcesz uporządkować strukturę ról w CMS-ie swojej strony i usprawnić proces publikacji treści – umów się na konsultację z naszymi specjalistami. Chętnie zajmiemy się audytem strony korporacyjnej Twojej firmy i pomożemy Ci znaleźć problemy, które hamują rozwój serwisu.