Outsourcing IT – co to jest, dlaczego warto i jak wybrać?
Outsourcing IT jest obecnie bardzo popularny wśród przedsiębiorstw. Pozwala on w wielu przypadkach zminimalizować koszty, jakie wiążą się z budowaniem wewnętrznego zespołu. Warto jednak dobrze przemyśleć decyzję o zleceniu zadań zewnętrznym specjalistom IT. Czym kierować się przy wyborze odpowiedniej firmy? Tego dowiesz się w tym artykule.
Czym jest i na czym polega outsourcing IT?
Czym jest i na czym polega outsourcing IT?
Outsourcing IT to przekazanie części lub nawet wszystkich zadań związanych z systemami informatycznymi firmie, która specjalizuje się w tej dziedzinie. Zamiast budować i utrzymywać własny dział IT, płacisz i korzystasz z wiedzy oraz zasobów firmy zewnętrznej. Dzięki temu nie musisz zatrudniać developerów, ekspertów ds. bezpieczeństwa i innych specjalistów.
Najczęściej na zewnątrz zleca się:
- tworzenie i rozwój oprogramowania, aplikacji lub systemów wewnętrznych w firmie;
- administrację i utrzymanie serwerów – na przykład monitorowanie działania wszystkich systemów, ich aktualizacje, przygotowywanie kopii zapasowych;
- zadania związane z bezpieczeństwem – audyty bezpieczeństwa, wdrażanie zabezpieczeń i aktualizacje luk w systemach, ale też doraźne reagowanie na incydenty;
- tzw. helpdesk, czyli pomoc techniczną;
- zarządzanie systemami w chmurze.
Kluczowe korzyści i potencjalne ryzyka outsourcingu informatycznego
Kluczowe korzyści i potencjalne ryzyka outsourcingu informatycznego
Według raportu przygotowanego kilka lat temu przez ISG Executive Insights, aż 92% spośród 2000 największych firm na świecie outsource’uje przynajmniej część zadań IT. Dlaczego? Bo outsourcing:
- umożliwia redukcję kosztów operacyjnych – nie musisz inwestować w rekrutację, szkolenia, sprzęt czy nawet w oprogramowanie. Deloitte przeprowadziło ankietę wśród szefów firm z 45 krajów z całego świata. Redukcja kosztów była głównym argumentem za outsource’ingiem dla 59% respondentów;
- daje dostęp do całego zespołu specjalistów i najnowszych technologii – nie ma konieczności zatrudniania pracowników ani inwestycji w rozwiązania;
- pozwala skupić się na głównych celach biznesowych – umożliwia koncentrację na rozwoju produktów, marketingu czy lepszej obsłudze klientów, a nie zarządzaniu serwerami.
Z drugiej strony nawet firmy, które wyprowadzają na zewnątrz większość zadań, chcą być niezależne. Często starają się zbudować niewielki zespół IT, aby przynajmniej część obowiązków wykonywać in-house.
- Wiele firm obawia się utraty kontroli nad swoimi procesami – dobrym rozwiązaniem jest odpowiednio skonstruowana umowa, z konkretnymi zasadami raportowania i podejmowania decyzji.
- Outsourcing z zasady zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych – to ważne, by współpracować tylko z partnerami, którzy stosują wysokie standardy bezpieczeństwa. Zwróć uwagę na NDA oraz obowiązujące protokoły, np. ISO 27001.
- Często firmy mają problemy z dopasowaniem zakresu usług do realnych potrzeb – trzeba pamiętać o analizie biznesowej przed nawiązaniem współpracy oraz opracowaniem precyzyjnego SLA. To Twój najważniejszy bezpiecznik – dzięki niemu ustalisz nie tylko zakres i poziom usług, ale też procedury na wypadek niewywiązania się z ustaleń.
Rodzaje i modele współpracy w ramach usługi outsourcingu IT
Rodzaje i modele współpracy w ramach usługi outsourcingu IT
Dla firm, które nie mają własnego działu IT i nie mogą sobie na niego pozwolić na danym etapie rozwoju biznesu, opcją jest przekazanie całej obsługi IT partnerowi zewnętrznemu. Większość przedsiębiorstw ma jednak przynajmniej minimalne zaplecze informatyczne, więc zleca tylko wybrane działania, na przykład większe projekty wdrożeniowe.
W przypadku tego drugiego modelu współpraca często polega na „wynajęciu” pojedynczych specjalistów na określony czas. Przykładowo, okresowa aktualizacja strony na WordPressie czy Drupalu wymaga przede wszystkim pomocy developera, który zna środowisko tego CMSa. Ale gdyby chodziło o budowę całej witryny od zera – konieczne byłoby już zaangażowanie całego zespołu, z project managerem i testerami. Pierwszy wariant to tzw. body leasing, drugi – team leasing.
Różne mogą być też modele rozliczenia. Najczęściej spotykane to:
- Fixed Price – z góry określasz zakres prac, harmonogram i koszt projektu. Partner IT realizuje zadanie w ustalonym budżecie, a ryzyko przekroczenia kosztów leży po jego stronie;
- Time & Material – płacisz za czas pracy specjalistów i wykorzystane zasoby. Taki model jest typowy dla projektów rozwojowych oraz dla usług supportowych.
Jak wybrać najlepszy outsourcing IT?
Jak wybrać najlepszy outsourcing IT?
Zacznij od określenia swoich celów i potrzeb biznesowych
To najważniejsza rzecz, jaką możesz zrobić przed zawarciem umowy z dowolną firmą zajmującą się outsourcingiem usług IT. Ta praktyka biznesowa nie jest niezawodnym rozwiązaniem w każdej sytuacji i dlatego na początek trzeba określić oczekiwania i potrzeby.
Zanim rozpoczniesz rozmowy z potencjalnymi partnerami, odpowiedz sobie na – tylko pozornie proste – pytanie: „Po co chcemy zlecić IT komuś z zewnątrz?”.
Na początek zawsze sprawdza się metoda SMART, według której każdy cel powinien:
- być jasno zdefiniowany (Specific);
- dać się ocenić przy pomocy konkretnych wskaźników (Measurable);
- być możliwy do zrealizowania przy dostępnych zasobach (Achievable);
- mieć znaczenie dla Twojego biznesu (Relevant);
- mieć określony czas realizacji (Time-bound).
Prosty przykład: Chcę poprawić działanie systemów IT w firmie byłoby bardzo źle postawionym celem… bo nie wiadomo, co konkretnie ma się poprawić ani w jakim zakresie. Ale już Chcę w ciągu 3 miesięcy skrócić średni czas reakcji na zgłoszenia pracowników do helpdesku z 4 godzin do 1 godziny poprzez wdrożenie zewnętrznego systemu ticketowego, aby zwiększyć produktywność zespołu o 15% mówi wszystko.
Dokładna weryfikacja wiedzy i doświadczenia dostawcy
Gdy już ustalisz dokładne cele, możesz poszukać wiarygodnych firm do potencjalnej współpracy. Kiedy przygotujesz wstępną listę, zacznij gromadzić o nich bardziej szczegółowe dane.
Specjalizacja
Po pierwsze sprawdź, w jakim obszarze IT specjalizuje się dana firma. Typowy software house pomoże Ci przy budowie strony internetowej, ale nie każdy zajmie się administracją serwerów. Wówczas będziesz potrzebować wsparcia firmy, która faktycznie specjalizuje się w infrastrukturze.
Po drugie, pytaj o doświadczenie z technologiami, z którymi pracujesz. Jeśli działasz w e-commerce, musisz wiedzieć, czy dana firma pracuje konkretnie z Twoją platformą sprzedażową (powiedzmy, z Magento). Jeśli w fintech – czy ma własne rozwiązania dot. bezpieczeństwa danych.
Portfolio
Najwięcej o doświadczeniu firmy powie Ci jej portfolio. Tak więc sprawdź, jakie projekty firma zrealizowała w ostatnich latach.
- Czy były podobne do Twojego pod względem zakresu usług oraz skali?
- Czy zespół wykorzystywał takie rozwiązania, z jakimi chcesz pracować?
- Jakie problemy klientów rozwiązała firma?
Kompetencje zespołu
Nawet na wczesnym etapie wyboru partnera IT nie bój pytać się o to, jak działa zespół danej firmy. Poznaj strukturę, a także dowiedz się, jakie doświadczenie mają specjaliści i jakie szkolenia ukończyli. Można przypuszczać, że jeśli firma inwestuje w rozwój pracowników, równie dobrze dba o jakość usług.
Komunikacja i sposób zarządzania projektem
Możesz mieć spore problemy, jeśli nie dopilnujesz tak ważnej kwestii. Komunikacja to przecież podstawa udanej współpracy, prawda? Dlatego warto pytać o:
- zasady i częstotliwość raportowania;
- model pracy;
- wykorzystywane narzędzia do zarządzania projektami (np. Jira lub Asana);
- osobę koordynującą projekt.
Dopasuj wielkość partnera do skali Twojego projektu
Rynek IT jest na tyle dojrzały, że bez problemu znajdziesz do współpracy i mały software house, i dużego dostawcę, który na co dzień obsługuje międzynarodowe korporacje.
Małe i średnie software house'y – elastyczność i bezpośrednia współpraca
Dla startupów, małych i średnich przedsiębiorstw – ale też przy projektach, które wymagają bardziej elastycznego podejścia – współpraca z mniejszym software house’em często będzie najlepszą opcją.
- Masz wtedy pewność, że Twój projekt będzie dla firmy priorytetem.
- Możesz liczyć na bezpośredni kontakt zarówno z osobami decyzyjnymi, jak i z samymi developerami.
- Ścieżka decyzyjna będzie o wiele krótsza – zmiany w projekcie nie będą musiały przejść przez kilka szczebli, zanim dostaną zielone światło.
Duzi dostawcy IT – kompleksowość i procesy korporacyjne
Szukasz partnera, któremu możesz powierzyć całość swoich zadań związanych z IT na długie lata? Potrzebujesz obsługi na poziomie enterprise i ciągłości operacyjnej? Większy dostawca może być lepszym wyborem.
- Duże firmy są w stanie obsłużyć wszystkie Twoje projekty od A do Z, bez angażowania podwykonawców, bo mają na pokładzie specjalistów z różnych obszarów IT.
- Cały proces zarządzania projektem będzie uporządkowany i prawdopodobnie bardzo sformalizowany.
- Jeśli współpracujesz z firmą, która obsługuje na co dzień klientów korporacyjnych, możesz oczekiwać, że Twój partner będzie korzystać z tego samego know-how przy Twoich projektach.
Sprawdź stabilność operacyjną i finansową firmy
Nigdy nie bagatelizuj tego punktu – koniecznie sprawdź stabilność operacyjną i finansową dostawcy przed rozpoczęciem współpracy.
Co zrobisz, jeśli dostawca outsourcingu informatycznego zbankrutuje po kilku miesiącach od podpisania umowy? To będzie koszmar zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów, a znalezienie zastępstwa „na już” nie jest łatwe.
Więc jak sprawdzić potencjalnego partnera?
- Zweryfikuj dane firmy w KRS – dzięki temu zyskasz potwierdzenie statusu prawnego. Zwróć też uwagę, czy w rejestrze nie ma informacji o postępowaniach upadłościowych lub restrukturyzacyjnych, które mogłyby zagrozić stabilności współpracy;
- sprawdź opinie o firmie jako pracodawcy – znajdziesz je np. na Glassdoorze, GoWork czy LinkedInie. Negatywne komentarze mogą wiele powiedzieć zarówno o kondycji całej firmy, jak i poszczególnych zespołów;
- poproś o kontakt z klientami, którzy współpracują z firmą od co najmniej dwóch lat – przedsiębiorstwo jest bardziej wiarygodne, jeśli potrafi utrzymać relację przez min. 2-3 lata.
Oceń, czy dostawca jest nastawiony na partnerstwo
Pamiętaj, że szukasz partnera, a nie podwykonawcy. Różnica między nimi jest taka, że partner nie tylko realizuje punkty zapisane w umowie, ale też potrafi zaproponować rozwiązania, które usprawnią Twój biznes. To, czy firma jest nastawiona na taką współpracę, możesz ocenić już przy pierwszym kontakcie. Warto zadać kilka pytań:
- Jak wygląda u Was proces onboardingu nowego klienta?
- Jak radzicie sobie z nieprzewidzianymi trudnościami? Czy mieliście takie sytuacje? Jeśli tak, jak im sprostaliście?
- Co moglibyście zaproponować od siebie, gdybyśmy chcieli poprawić bezpieczeństwo/wydajność naszej infrastruktury (lub inny obszar związany z IT)?
- Co po zrealizowaniu projektu? Jakie działania podejmujecie, by utrzymać długofalową relację z klientami?
Checklista: jak krok po kroku wybrać dostawcę usług outsourcingu IT?
Checklista: jak krok po kroku wybrać dostawcę usług outsourcingu IT?
Wybór partnera IT nie jest łatwy. Dlatego na koniec przygotowaliśmy jeszcze krótką checklistę, która będzie dla Ciebie dobrym punktem wyjścia.
- Zdefiniuj cele – jakie problemy chcesz rozwiązać i jakich rezultatów oczekujesz?
- Określ budżet – w jakich widełkach cenowych chcesz się zmieścić?
- Stwórz wstępną listę potencjalnych partnerów – popytaj o rekomendacje wśród swoich partnerów biznesowych, przejrzyj rankingi firm IT, odwiedź ich strony internetowe i profile w social mediach.
- Sprawdź kompetencje tych firm – przede wszystkim przeanalizuj portfolio realizacji zbliżonych do Twojego projektu.
- Wybierz firmy, które mają doświadczenie z Twoimi technologiami oraz branżą, w której działasz – wyślij zapytania ofertowe do 3-4, które spełniają te warunki.
- Spotkaj się z każdym z potencjalnych partnerów i dowiedz się jak najwięcej o zespole, metodach pracy i komunikacji.
- Jeśli firma jest wiarygodna – porozmawiaj wstępnie o warunkach SLA oraz umowy o zachowaniu poufności.
- Dopiero po zebraniu wszystkich informacji podejmij decyzję o współpracy!
Piotr Kujawa 
Jakub Czyż 