Jak dobrze wybrać firmę programistyczną i software house?

Kluczową kwestią przy wyborze firmy programistycznej jest określenie, czego tak naprawdę potrzebuje Twój biznes. Czy ma to być prosta strona internetowa wykonana po kosztach? Czy może rozbudowany sklep internetowy z dedykowanymi funkcjonalnościami? A może najważniejszy jest dla Ciebie czas realizacji zlecenia? Dzięki takiemu podejściu już na wstępie zawęzisz wybór software house’u.

Załóżmy, że planujesz otwarcie sklepu internetowego z zasięgiem krajowym. Samo poinformowanie o tym fakcie software house’u nie daje mu żadnego poglądu na Twoje zamiary. W takim przypadku wdrożenie platformy e-commerce może przypomniać wróżenie z fusów. Nie mając żadnych informacji na temat projektu, firma programistyczna nie jest w stanie zrealizować go w sposób dla Ciebie satysfakcjonujący. Rezultat takiej pracy może być niezadowalający zarówno dla wykonawcy, jak i dla Ciebie, ponieważ chciałeś produkt X, a dostałeś produkt Y. Dokonanie zmian, a następnie ich wdrożenie będzie się wiązać z wydłużonym czasem realizacji oraz zwiększeniem kosztów.

Porównać to można do bardzo prostego przykładu z cukiernią. Wyobraźmy sobie, że prowadzimy biznes zajmujący się produkcją ciast oraz tortów i przychodzi do nas klient, który mówi „chcę tort urodzinowy z motywem bajkowym”. My, jako realizatorzy zlecenia, mając tylko takie dane, wykonujemy zlecenie tak dobrze, jak tylko potrafimy. Efektem naszej pracy jest wspaniały tort, na którym znajduje się motyw z bajki Y. Przychodzi klient i jest niezadowolony, ponieważ jego dziecko nie lubi bajki Y i myślał raczej o bajce X. W takiej sytuacji obie strony wpadają w frustrację – my jako zleceniobiorcy, ponieważ zrobiliśmy wszystko według zaleceń oraz klient, jako zleceniodawca, który oczekiwał zupełnie innego produktu końcowego.

Sytuacja wygląda podobnie z tworzeniem stron i sklepów internetowych. Jako klient musisz wiedzieć, że wizja Twoja i wykonawcy mogą być całkowicie odmienne. Dlatego tak ważne jest, abyś jak najdokładniej określił swoje oczekiwania względem projektu.

Jednym z pierwszych pytań, które może zadać Ci firma programistyczna, jest to, ile planujesz wydać na swój projekt. Mając wiedzę na temat tego, jakimi funduszami dysponujesz, software house jest w stanie określić, czy uda się wdrożyć pożądane funkcjonalności oraz stworzyć sklep lub stronę szytą na miarę. Zawsze powinieneś być szczery w tych dyskusjach oraz prezentować jasno, jak wygląda sytuacja finansowa. Takie podejście będzie budować dobry grunt pod współpracę, ponieważ uczciwość jest najlepszym sposobem na rozpoczęcie każdego partnerstwa. Dopiero po odpowiedzi na te pytania przejdź do kolejnych etapów poszukiwań.

W jaki sposób sprawdzić, jaki software house wybrać? Przede wszystkim robiąc dokładny research w różnych źródłach. Warto postawić na zbudowanie bazy firm oferujących interesujące cię rozwiązania technologicznie. Tutaj zaleca się działania dwutorowe:

1. Sugeruj się rekomendacjami osób z branży przy wyborze software house’u

Być może mieli już okazje współpracować z jakąś firmą programistyczną, a jeśli tak, to dowiedz się, czy byli zadowoleni z finalnych efektów kooperacji. Przyjacielska rekomendacja to w biznesie często najłatwiejszy sposób na błyskawicznie znalezienie rzetelnych współpracowników. Może twoje kontakty nie znają konkretnego software house’u, który byłby dla Ciebie odpowiedni. Na pewno jednak mieli okazję pracować z utalentowanymi programistami lub designerami. Właśnie dlatego mogą wskazać Ci właściwy kierunek. Twoja sieć naprawdę ma w sobie duży potencjał.

2. Postaw na samodzielny research firm programistycznych w sieci

Wykorzystaj wyszukiwarkę, aby lepiej poznać interesujące cię firmy. Bez wątpienia na pierwszych stronach wyników wyszukiwania dominować będą najlepiej wypozycjonowane strony i te najmocniej promujące się poprzez Google Ads. Dlatego podejmując decyzję, jaką firmę programistyczną wybrać, warto przejrzeć chociaż kilka stron wyników wyszukiwania, a następnie przyjrzeć się im z bliska. Szczególną uwagę warto zwrócić na otrzymane referencje i recenzje klientów – czy to na stronie, portalach jak Clutch.co, w Google Moja Firma, czy też na facebookowym fanpage’u danego software house’u. Może okazać się, że wśród opiniodawców pojawi się znajoma firma – wówczas warto dodatkowo zweryfikować recenzję u źródła.

Software house’y, które dostarczają jakościowe rozwiązania, mają ustalony proces działania – formalną serię kroków, które wykonują, projektując i budując strony, aplikacje czy sklepy internetowe. Pomaga to ich klientom lepiej zrozumieć strukturę projektu, konkretne etapy realizacji oraz to, jak będzie wyglądać końcowy projekt.

Budowa strony, sklepu czy aplikacji internetowej może trwać długo, a oczekiwania po obu stronach powinny być realistyczne i komunikowane w jasny sposób od samego początku. Bez względu na charakter projektu, istotne jest, aby proces był dobrze zdefiniowany, a projekt efektywnie zarządzany. Odpowiednio zorganizowana firma programistyczna będzie miała udokumentowany, standardowy proces implementacji. Project Manager powinien być gotowy do mówienia o swoich procesach zarządzania projektem oraz o tym, jak na bieżąco klient informowany jest o realizacji celów, terminach i opóźnieniach. Zanim zdecydujesz się na ostateczny wybór software house’u, zdefiniuj wszystkie kamienie milowe oraz określ harmonogram projektu.

Bez względu na to, jaką drogą ostatecznie zawęzisz wybór firmy programistycznej, kluczowe będzie jej portfolio. Przecież nie oczekujesz, żeby dany software house uczył się na Twoim projekcie – chcesz, żeby firma, na którą postawisz, była doświadczonym doradcą, który realizował już niejeden projekt z oczekiwanego przez Ciebie zakresu i od podszewki znał wymaganą przez Ciebie technologię.

Dlatego warto prześledzić wykonane przez daną firmę programistyczną projekty jeszcze przed pierwszym kontaktem i uzyskaniem oferty współpracy. Po nawiązaniu kontaktu dopytaj się o kilka ostatnich projektów lub te, które funkcjonalnościami najbardziej przypominają Twoje rozwiązanie. Dowiedz się, jaki był czas realizacji czy z jakich specjalistów składał się zespół projektowy.

Zapoznaj się z portfolio projektów Smartbees

Niektóre software house’y budują rozwiązania według określonej stawki, podczas gdy inni wystawiają klientom rachunki godzinowe. Dlatego zastanawiając się, jaki software house wybrać, musisz zapytać się o ich podejście w kwestii rozliczania. Na przykład, jeśli firma programistyczna lub software house pobierają stałą opłatę, będziesz musiał dowiedzieć się, jak często otrzymasz raporty z postępu prac oraz możliwość testowania, a także czy zajmą się utrzymaniem projektu po jej uruchomieniu. Z kolei, gdy rozliczenie odbywa się na zasadzie stawek godzinowych, dowiedz się, co dzieje się w sytuacji przedłużenia zakresu i czasu realizacji projektu. Czy stawka wtedy się zmieni? Czy można przyśpieszyć realizację prac poprzez zwiększenie stawki godzinowej? To kilka pytań, które warto w tej sytuacji zadać.

Często software house’y jedynie zarządzają danym projektem, natomiast część developerską przekazują swoim podwykonawcą. Ważne jest, aby zrozumieć, jakie aspekty projektu będą pod nadzorem wybranej firmy programistycznej, a jakie zadania, jeśli w ogóle zajdzie taka sytuacja, zostaną przekazane firmom trzecim.

Outsourcing programistów nie musi być zły sam w sobie, ale nie jest też idealny. Powinieneś poprosić agencję o szczegółowe informacje na temat kwalifikacji swoich partnerów. Nadal masz wątpliwości? Poproś o umówienie spotkania z software housem i stroną trzecią. Upewnij się również, że potwierdzisz z firmą odpowiedzialną za dostarczenie projektu, w jaki sposób zarządzanie projektem i komunikacja będą prowadzone między Tobą, agencją i ich zespołami.

Po wybraniu najlepszych software house’ów i przedstawieniu im wstępnego planu projektu mailowo warto zorganizować z nimi także spotkania. Przyjmuje się, że najczęściej do tego etapu przechodzi 2-3 najlepszych kandydatów spośród wszystkich firm programistycznych. To najprostszy sposób na sfinalizowanie poszukiwań. W takiej rozmowie często dochodzi do ostatecznej weryfikacji wiedzy i poznania wizji danego software house w kontekście współpracy.

Warto dopytać także o zespół, który docelowo miałby zajmować się Twoim projektem – jakie ma doświadczenie w temacie i od ilu lat działa w branży. Nie zaszkodzi zapytać o godziny pracy – te w firmach programistycznych często różnią się od godzin pracy w innych przedsiębiorstwach, co bywa poważnym utrudnieniem dla płynności współpracy.

Ponadto, dobry software house przed rozpoczęciem prac definiuje z klientem KPI, a następnie wykorzystuje je do zarządzania projektem. Jasne zdefiniowanie kluczowych wskaźników, z góry zapobiega rozpraszaniu klienta przez nieistotne dla niego szczegóły, takie jak umiejscowienie grafik. Cel / KPI może być zdefiniowany jako wzrost przychodów, większa satysfakcja klienta z samoobsługi lub oszczędność kosztów poprzez cyfryzację procesu.

Po zakończeniu projektu Klient może porównać wcześniej zdefiniowane cele z rzeczywistymi rezultatami, aby określić poziom zadowolenia z realizacji projektu. Przed podpisaniem umowy z firmą programistyczną musisz ustalić, czy ma ona konkretny proces działania, czy też za każdym razem robi coś „na wyczucie”. Unikaj agencji, które stosują to drugie podejście, gdyż zapewne jakość ich pracy będzie odbiegać od ideału.

Wybór software house to bardzo trudne zadanie, które będzie miało wpływ na późniejsze funkcjonowanie Twojej strony, aplikacji czy sklepu. Dlatego przemyśl dobrze swoją decyzję i wybierz tę firmę programistyczną, która w zadowalającym stopniu spełnia większość Twoich wymagań, a być może i wszystkie z nich. Kieruj się wcześniejszymi realizacjami, ich jakością, poleceniami od zaufanych osób. Ważne jest także ocenienie, czy pomiędzy stronami wyczuwalna jest ,,chemia’’ - dobry przepływ komunikacji będzie kluczem do szybkiego i sprawnego doprowadzenia projektu do końca.

Poniżej przedstawiamy kilka pytań, na które powinieneś odpowiedzieć przed kontaktem z software housem. Znając odpowiedź na każde z nich, zwiększasz prawdopodobieństwo, że współpraca będzie efektywna.

1. Jaki jest cel aplikacji webowej, strony lub sklepu internetowego?
2. Czy budżet na realizację został określony?
3. Czy został ustalony ostateczny termin realizacji projektu?
4. Czy zostały wcześniej przygotowane materiały do uzupełnienia treści (grafiki, teksty, itp.)?
5. Czy zostały określone kluczowe funkcjonalności sklepu, strony lub aplikacji?

Warto pamiętać o tym, że sukces projektu nie zależy wyłącznie od umiejętności specjalistów pracujących w software house. Kluczową rolę w całym procesie odgrywa klient, który powinien wiedzieć, czego oczekuje oraz być zdecydowany w swoich działaniach.