Jak dobrze wybrać firmę programistyczną i software house?

Owoce współpracy z software house’em będziesz zbierać przez lata. Rozwój strony internetowej czy e-sklepu nie kończy się przecież w momencie, gdy trafią one do sieci. Stronę trzeba utrzymać, zapewnić jej bezpieczeństwo, a wraz z rozwojem działalności – skalować.

Pomyśl o tym:

• jeżeli firma dostarczy Ci czysty, dobrze udokumentowany kod – o wiele łatwiej będzie go utrzymać „na co dzień”, jak i rozbudowywać o nowe funkcje;
• jeśli podejmiesz współpracę z software house’em, który ma know-how w Twojej branży – możesz się spodziewać, że projekt będzie od początku spełniał wszystkie regulacje dot. ochrony danych i standardy bezpieczeństwa, a dodatkowo zostanie zaprojektowany zgodnie z najlepszymi branżowymi praktykami;
• firma programistyczna z dobrze ugruntowanym już procesem projektowym uchroni Cię przed przedłużającym się o długie miesiące developmentem i szybciej wdroży Twój produkt…
• … a jeśli oferuje również wsparcie techniczne i pomoc w utrzymaniu strony – pozwoli obniżyć koszty dalszego rozwoju.

Krótko mówiąc, najlepszy software house zapewni Twojemu projektowi jakość… a ta przełoży się na jego rentowność w dłuższej perspektywie.

Kluczową kwestią przy wyborze firmy programistycznej jest określenie, czego tak naprawdę potrzebuje Twój biznes. Czy ma to być prosta strona internetowa wykonana po kosztach? Czy może rozbudowany sklep internetowy z dedykowanymi funkcjami? A może najważniejszy jest dla Ciebie czas realizacji zlecenia? Dzięki takiemu podejściu już na wstępie zawęzisz wybór software house’u.

Załóżmy, że planujesz otwarcie sklepu internetowego z zasięgiem krajowym. Samo poinformowanie o tym fakcie software house’u nie daje mu żadnego poglądu na Twoje zamiary. W takim przypadku wdrożenie platformy e-commerce może przypomniać wróżenie z fusów. Jeśli firma programistyczna nie zna żadnych szczegółów projektu, trudno oczekiwać, że dobrze go zrealizuje. Rezultat takiej pracy może być niezadowalający zarówno dla wykonawcy, jak i dla Ciebie. Dokonanie zmian, a następnie ich wdrożenie będzie się wiązać z wydłużonym czasem realizacji oraz zwiększeniem kosztów.

Porównać to można do prostego przykładu z cukiernią. Wyobraź sobie, że prowadzisz biznes zajmujący się produkcją ciast oraz tortów i przychodzi do Ciebie klient, który mówi „chcę tort urodzinowy z motywem bajkowym”. Ty, jako realizator zlecenia, mając tylko takie dane, wykonujesz zlecenie tak dobrze, jak tylko potrafisz. Efektem Twojej pracy jest wspaniały tort, na którym znajduje się motyw z bajki Y. Przychodzi klient i jest niezadowolony, ponieważ jego dziecko nie lubi bajki Y i myślał raczej o bajce X. W takiej sytuacji obie strony wpadają we frustrację – Ty jako zleceniobiorca, ponieważ zrobiłeś wszystko według zaleceń oraz klient, jako zleceniodawca, który oczekiwał zupełnie innego produktu końcowego.

Sytuacja wygląda podobnie z tworzeniem stron i sklepów internetowych. Jako klient musisz wiedzieć, że wizja Twoja i wykonawcy mogą być całkowicie odmienne. Dlatego tak ważne jest, abyś jak najdokładniej określił swoje oczekiwania względem projektu.

Jednym z pierwszych pytań, które może zadać Ci firma programistyczna, jest to, ile planujesz wydać na swój projekt. Mając wiedzę na temat tego, jakimi funduszami dysponujesz, software house jest w stanie określić, czy uda mu się wdrożyć wszystkie funkcje oraz stworzyć sklep lub stronę szytą na miarę. Zawsze powinieneś być szczery w tych dyskusjach oraz prezentować jasno, jak wygląda sytuacja finansowa. Takie podejście będzie budować dobry grunt pod współpracę. W końcu uczciwość jest najlepszym sposobem na rozpoczęcie każdego partnerstwa. :) Dopiero po odpowiedzi na te pytania przejdź do kolejnych etapów poszukiwań.

W jaki sposób sprawdzić, jaki software house wybrać? Przede wszystkim robiąc dokładny research w różnych źródłach. Warto postawić na zbudowanie bazy firm oferujących interesujące cię rozwiązania technologicznie. Tutaj zaleca się działania dwutorowe:

Software house’y, które dostarczają jakościowe rozwiązania, mają ustalony proces działania – formalną serię kroków, które wykonują, projektując i budując strony, aplikacje czy sklepy internetowe. Pomaga to ich klientom lepiej zrozumieć strukturę projektu, konkretne etapy realizacji oraz to, jak będzie wyglądać końcowy projekt.

Budowa strony, sklepu czy aplikacji internetowej może trwać długo, a oczekiwania po obu stronach powinny być realistyczne i komunikowane w jasny sposób od samego początku. Bez względu na charakter projektu, istotne jest, żeby dobrze zdefiniować proces. Odpowiednio zorganizowana firma programistyczna będzie miała udokumentowany, standardowy proces implementacji. Project Manager powinien być gotowy do mówienia o swoich procesach zarządzania projektem oraz o tym, jak prowadzi projekt i jak dba o to, by klient na każdym etapie wiedział, co się dzieje – jakie są postępy, terminy i gdzie pojawiają się opóźnienia. Zanim zdecydujesz się na ostateczny wybór software house’u, zdefiniuj wszystkie kamienie milowe oraz określ harmonogram projektu.

Bez względu na to, jaką drogą ostatecznie zawęzisz wybór firmy programistycznej, kluczowe będzie jej portfolio. Zapewne nie chcesz, żeby software house uczył się na Twoim projekcie – zależy Ci na partnerze, który ma doświadczenie w podobnych realizacjach, zna technologię, którą wybierasz, i potrafi doradzić na każdym etapie prac.

Dlatego warto prześledzić wykonane przez daną firmę programistyczną projekty jeszcze przed pierwszym kontaktem i uzyskaniem oferty współpracy. Po nawiązaniu kontaktu dopytaj o kilka ostatnich projektów lub te, które funkcjami najbardziej przypominają Twoje rozwiązanie. Dowiedz się, jaki był czas realizacji czy z jakich specjalistów składał się zespół projektowy.

Niektóre software house’y budują rozwiązania według określonej stawki, podczas gdy inni wystawiają klientom rachunki godzinowe. Dlatego zastanawiając się, jaki software house wybrać, musisz zapytać o ich podejście w kwestii rozliczania. Na przykład, jeśli firma programistyczna lub software house pobierają stałą opłatę, będziesz musiał dowiedzieć się, jak często otrzymasz raporty z postępu prac oraz możliwość testowania, a także czy zajmą się utrzymaniem projektu po jego uruchomieniu. Z kolei, gdy rozliczenie odbywa się na zasadzie stawek godzinowych, dowiedz się, co dzieje się w sytuacji przedłużenia zakresu i czasu realizacji projektu. Czy stawka wtedy się zmieni? Czy można przyspieszyć realizację prac poprzez zwiększenie stawki godzinowej? To kilka pytań, które warto w tej sytuacji zadać.

Często software house’y jedynie zarządzają danym projektem, natomiast część developerską przekazują swoim podwykonawcą. Ważne, aby zrozumieć, jakie aspekty projektu będą pod nadzorem wybranej firmy programistycznej, a jakie zadania, jeśli w ogóle zajdzie taka sytuacja, zostaną przekazane firmom trzecim.

Outsourcing programistów nie musi być zły sam w sobie, ale nie jest też idealny. Powinieneś poprosić agencję o szczegółowe informacje na temat kwalifikacji swoich partnerów. Nadal masz wątpliwości? Poproś o umówienie spotkania z software housem i stroną trzecią. Upewnij się również, że ustalisz z firmą realizującą projekt, jak będzie wyglądać zarządzanie projektem i komunikacja między Tobą, agencją a zespołami wykonawczymi.

Po wybraniu najlepszych software house’ów i przedstawieniu im wstępnego planu projektu mailowo warto zorganizować z nimi także spotkania. Przyjmuje się, że najczęściej do tego etapu przechodzi 2-3 najlepszych kandydatów spośród wszystkich firm programistycznych. To najprostszy sposób na sfinalizowanie poszukiwań. W takiej rozmowie często dochodzi do ostatecznej weryfikacji wiedzy i poznania wizji danego software house w kontekście współpracy.

Warto dopytać także o zespół, który docelowo miałby zajmować się Twoim projektem – jakie ma doświadczenie w temacie i od ilu lat działa w branży. Nie zaszkodzi zapytać o godziny pracy – te w firmach programistycznych często różnią się od godzin pracy w innych przedsiębiorstwach, co czasami może być utrudnieniem dla płynności współpracy.

Ponadto, dobry software house przed rozpoczęciem prac definiuje z klientem KPI, a następnie wykorzystuje je do zarządzania projektem. Jasne zdefiniowanie kluczowych wskaźników, z góry zapobiega rozpraszaniu klienta przez nieistotne dla niego szczegóły, takie jak umiejscowienie grafik. Cel / KPI może być zdefiniowany jako wzrost przychodów, większa satysfakcja klienta z samoobsługi lub oszczędność kosztów poprzez cyfryzację procesu.

Po zakończeniu projektu Klient może porównać wcześniej zdefiniowane cele z rzeczywistymi rezultatami, aby określić poziom zadowolenia z realizacji projektu. Przed podpisaniem umowy z firmą programistyczną musisz ustalić, czy ma ona konkretny proces działania, czy też za każdym razem robi coś „na wyczucie”. Unikaj agencji, które stosują to drugie podejście.

Zastanawiając się, jak wybrać software house, musisz też wziąć pod uwagę jego rozwój w dalszej perspektywie. Z czasem Twoja strona będzie pewnie wymagała rozbudowy o nowe funkcje. Wraz z napływającymi klientami będzie trzeba ją optymalizować, aby sprostać wzrostowi ruchu. Nie mówiąc już o kwestiach związanych z bezpieczeństwem czy zwykłych problemach technicznych, na które ktoś musi reagować.

Najlepiej byłoby, aby wszystkim zajmowała się jedna firma. Współpraca z tym samym zespołem pozwala uniknąć kosztów związanych z wdrażaniem nowej firmy w architekturę całego systemu.

W zależności od potrzeb biznesowych możesz zdecydować się na różne formy współpracy. Najczęściej będzie to albo model abonamentowy – idealny dla firm, które stale rozwijają swój produkt i/lub potrzebują stałego wsparcia w jego utrzymaniu – albo pay as you go, w którym płacisz wyłącznie za konkretne działania, na przykład wdrażanie nowych integracji.

Wybór software house to bardzo trudne zadanie, które będzie miało wpływ na późniejsze funkcjonowanie Twojej strony, aplikacji czy sklepu. Dlatego przemyśl dobrze swoją decyzję i wybierz tę firmę programistyczną, która w zadowalającym stopniu spełnia większość Twoich wymagań, a być może i wszystkie z nich. Kieruj się wcześniejszymi realizacjami, ich jakością, poleceniami od zaufanych osób. Ważne jest także ocenienie, czy pomiędzy stronami wyczuwalna jest ,,chemia’’ - dobry przepływ komunikacji będzie kluczem do sprawnego doprowadzenia projektu do końca.

Poniżej przedstawiamy kilka pytań, na które powinieneś odpowiedzieć przed kontaktem z software housem. Znając odpowiedź na każde z nich, zwiększasz prawdopodobieństwo, że współpraca będzie efektywna.

1. Po co powstaje Twoja strona, sklep lub aplikacja? Jaki ma spełniać cel biznesowy?
2. Czy masz już określony budżet na ten projekt?
3. Do kiedy projekt powinien być gotowy? Czy znasz deadline, którego trzeba się trzymać?
4. Czy masz już przygotowane materiały (teksty, grafiki, zdjęcia)?
5. Jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze? Co strona, sklep lub aplikacja musi umieć?

Warto pamiętać o tym, że sukces projektu nie zależy wyłącznie od umiejętności specjalistów pracujących w software house. Kluczową rolę w całym procesie odgrywa klient, który powinien jasno określić swoje cele i oczekiwania, rzetelnie wypełnić brief i być dostępny na etapie konsultacji.