Metoda MoSCoW – jak wykorzystać ją w projektach IT?

Priorytety pozwalają określić kluczowe funkcje produktu i wymagania klienta względem projektu, które planuje zrealizować z software housem. Przy nadawaniu priorytetów w projektach IT głównie bierze się pod uwagę właśnie zdanie klienta, jego potrzeby i oczekiwania. Oczywiście część priorytetów jest modyfikowana przez product ownerów, ale ostateczna decyzja należy do inwestora. Jest to etap niezwykle ważny – proces, który ma za zadanie wyodrębnić najistotniejsze na dany czas wymagania. Klient musi określić, co jest dla niego kluczowe z biznesowego punktu widzenia.

Samych metod, które umożliwiają product ownerom ułożenie aktualnej listy zadań, jest wiele. Przyjrzyjmy się bliżej bardzo popularnej analizie MoSCoW.

Metoda MoSCoW to technika priorytetyzacji wymagań, która dzieli je na cztery kategorie: „must have” (musi być), „should have” (powinno być), „could have” (może być) oraz „won’t have” (nie będzie). W ten prosty sposób pozwala określić:

• które elementy projektu są absolutnie niezbędne;
• które warto wdrożyć, jeśli czas i budżet na to pozwolą;
• a które – przynajmniej na danym etapie – należy świadomie (!) odrzucić.

MoSCoW znajduje zastosowanie przede wszystkim w analizie biznesowej i przy zarządzaniu projektami IT – w szczególności tam, gdzie lista wymagań szybko się rozrasta, także już w trakcie realizacji.

Największą zaletą metody jest to, że upraszcza komunikację między interesariuszami – tymi technicznymi i nietechnicznymi. Daje wspólny język do rozmów o tym, co w projekcie jest ważne, a co można odłożyć w czasie. Wdrożenie takiego podejścia pozwala do minimum ograniczyć ryzyko, że w trakcie realizacji backlog projektu się „rozmyje”, zespół będzie przeciążony zadaniami… a najważniejsze oczekiwania klienta i tak pozostaną niezrealizowane.

W projektach IT problem często polega na pogodzeniu ze sobą dwóch perspektyw: biznesowej i technicznej. Metoda MoSCoW bardzo skutecznie pomaga sobie z nim radzić, ale to nie jedyna zaleta jej stosowania w procesie projektowym:

1. Pomaga utrzymać dyscyplinę w realizacji projektu – MoSCoW narzuca strukturę decyzyjną, która przeciwdziała dosyć częstemu zjawisku scope creep, czyli stopniowemu poszerzaniu się zakresu projektu o nowe funkcje bez kontroli i uzasadnienia w pierwotnym planie.
2. Ułatwia realizację MVP – w przypadku produktów rozwijanych iteracyjnie, wyznaczenie priorytetów już na starcie pozwala skupić się na niezbędnym minimum potrzebnym do szybkiego wejścia na rynek.
3. Zmniejsza ryzyko przekroczenia budżetu – ograniczając funkcje do tych naprawdę potrzebnych, MoSCoW pozwala też lepiej kontrolować wydatki.
4. Umożliwia szybszą reakcję na zmiany – jeśli regularnie rewidujesz kategorie MoSCoW (a w dobrym procesie powinieneś!), zespół może łatwiej dostosować plan działania do zmieniających się priorytetów klienta i własnych możliwości.
5. Stanowi realne wsparcie w podejmowaniu trudnych decyzji – zamiast opierać się tylko na intuicji product ownera albo managera projektu, zespół może posiłkować się wyznaczonymi wcześniej priorytetami przy planowaniu kolejnych faz projektu.
6. Zwiększa zaangażowanie interesariuszy „nietechnicznych” – osoby spoza IT mogą łatwiej wejść w proces decyzyjny i mieć większy wpływ na to, jak ostatecznie będzie wyglądał produkt lub usługa.

Tak jak wyjaśniliśmy, system MoSCow przypisuje zadania do czterech kategorii: M, S, C i W. Poniżej rozwinięcie tych skrótów.

Załóżmy, że mamy do stworzenia sklep internetowy. Klient chce sprzedawać produkty ze zdrową żywnością. Podczas planowania produktu tworzy się tzw. listę funkcjonalną, która zawiera spis potrzebnych funkcji i narzędzi. Warto spotkać się wcześniej z całym zespołem i dokładnie omówić wykaz, prześledzić go i zdecydować, co jest potrzebne do stworzenia danej funkcji oraz jaki priorytet powinniśmy jej nadać. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić elementy „must have”, które będą podstawą do stworzenia MVP, czyli pierwszej wersji produktu.

Ważne jest to, by elementy MVP mieściły się w budżecie i by zespół był cały czas w kontakcie z inwestorem, który musi zatwierdzać wymagania. Takim „must have” dla sklepu internetowego zawsze jest koszyk zakupowy albo karta produktu; bez nich sklep nie może funkcjonować. „Should have” w tym przypadku będzie opcja płatności ratalnych lub możliwość wpisania kodu rabatowego podczas zakupów, „could have” – program lojalnościowy, a „won’t have” – na przykład wyskakujące pop-upy.

MoSCoW bardzo dobrze sprawdza się w firmach, które bazują na metodyce Agile, bo nie jest sztywna i pozwala bardzo szybko reagować na zmiany. Na początku umożliwia ustalenie priorytetów backlogu projektu i podział wdrożenia na etapy. Każdy może składać się z kilku sprintów, które zawierają poszczególne zadania z nadanym priorytetem.

Jeżeli jednak w trakcie projektu zupełnie zmieni się część wymagań – to nie będzie problem. Przy stosowaniu metody MoSCoW można swobodnie przesuwać poszczególne elementy między etapami i zmieniać im priorytety. Ważne, aby zachować ciągłość zadań do następnego sprintu i jasno komunikować wszystkie zmiany z zespołem.