Projekty IT to zwykle złożone przedsięwzięcia. Co można zrobić, aby zwiększyć skuteczność ich realizacji, ulepszyć współpracę między klientem, a software housem oraz zoptymalizować koszty? Odpowiedzią jest analiza przedwdrożeniowa. W tym artykule dowiesz się, czym jest i dlaczego jest tak ważna.
Czego dowiesz się z artykułu?
Czym jest analiza przedwdrożeniowa?
Analizę przedwdrożeniową można zdefiniować jako zestaw działań wykonywanych przez software house przed pełnym przystąpieniem do realizacji projektu IT. Główne cele tego procesu to m.in.:
- poznanie potrzeb klienta;
- przełożenie założeń biznesowych na konkretne rozwiązania IT;
- maksymalnie precyzyjne zaplanowanie harmonogramu prac;
- ustalenie oczekiwań wobec obu stron;
- dokładne określenie wyceny.
Dlaczego nie należy pomijać tego procesu? Przyjrzyjmy się bliżej analizie przedwdrożeniowej.
Kto potrzebuje analizy przedwdrożeniowej?
W przypadku złożonych projektów IT nawet najbardziej doświadczeni specjaliści, posiłkując się kilkoma wymianami maili, czy krótkimi wideorozmowami nie będą w stanie ustalić zakresu prac oraz wyceny. Zwykle wraz z tym, jak zdobywane są nowe informacje, należy wprowadzić odpowiednie zmiany, jak i dostosować plany oraz oczekiwania.
Ważnym czynnikiem w kontekście analizy przedwdrożeniowej jest budżet. Nawet małe nieporozumienie na ten temat może bardzo negatywnie wpłynąć na relacje między klientem a firmą.
Ponadto klienci muszą mieć świadomość, że im bardziej posunięta realizacja projektu IT (wstępne planowanie > programowanie > kolejne etapy testów > implementacja itd.), tym bardziej kosztowne będzie wprowadzenie poprawek i zmian.
Jak więc widać, analiza przedwdrożeniowa jest potrzebna zarówno klientowi, jak i firmie wykonującej projekt. Niestety, czasami obie strony są skłonne do pominięcia tego etapu. Dlaczego?
- Klient może uznać, że analiza przedwdrożeniowa to niepotrzebne działanie, które wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz odwlekaniem realizacji projektu. Niektórzy mogą nawet oczekiwać, że doświadczony software house powinien być w stanie sam z siebie „domyślić się” co i jak należy zrobić.
- Firma może uznać, że analiza przedwdrożeniowa to odwlekanie pełnego zaangażowania klienta w projekt, zwłaszcza że istnieje ryzyko, iż konieczność jej zrealizowania - mając na uwadze wcześniej wymienione kwestie - go „odstraszy”.
Podsumowując, analizę przedwdrożeniową warto wykonywać praktycznie w każdym projekcie IT. Jej znaczenie rośnie, zwłaszcza jeśli mowa o większych i kosztownych przedsięwzięciach. Taka dodatkowa inwestycja czasowa jest jednak tego warta.
Zalety przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej – perspektywa software house’u
Firma realizująca projekt IT ma jak najbardziej powody do tego, aby odpowiednio się do niego przygotować. Należy skupić się na tych trzech krokach:
Zrozumienie potrzeb klienta
Wymagania klientów (zwłaszcza tych, którzy po raz pierwszy realizują projekt danego typu) są zwykle ogólne, ale do wykonania analizy przedwdrożeniowej wystarczą. Klienci na tym etapie często nie są nawet dokładnie świadomi tego, czego potrzebują, nie mówiąc nawet o ustaleniu celów.
Realizacja projektu weryfikuje wstępne założenia, jak i dostarcza dodatkowych informacji. W rezultacie klienci często potrafią dostosować swoje oczekiwania, co oczywiście wiąże się z dodatkowymi kosztami, jak i większą inwestycją czasową.
Analiza przedwdrożeniowa pozwoli uniknąć tego typu komplikacji. Podczas realizacji projektu software house będzie za to w stanie w pełni skupić się na potrzebach klienta.
Poznanie procesów biznesowych
Dokładne procesy biznesowe zachodzące w firmie klienta mają duży wpływ na to, jak podejść do realizacji samego projektu IT. Dzięki analizie przedwdrożeniowej można poznać różne aspekty pracy z perspektywy stanowisk, procesów, narzędzi czy automatyzacji.
Taka wiedza pozwoli agencji IT nie tylko sprawnie podejść do projektu, ale także doradzić klientowi, co należy w nim zmienić. Na pewno pomoże to na wszystkich etapach prac, jak i zapewni lepszą współpracę między obiema stronami.
Zaangażowanie klienta
Jak wspomnieliśmy na początku, niektórzy klienci mogą oczekiwać, że specjaliści IT będą w stanie sami (za nich) rozwiązać wszelkie problemy związane z planowaniem i realizacją projektu. Takie podejście może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów oraz obniżenia efektywności pracy.
Analiza przedwdrożeniowa pozwala już na samym początku pokazać klientowi, że jego wkład w projekt jest kluczowy, a nawet niezbędny. Dzięki temu obie strony już od początku projektu będą wiedzieć, jak powinny się traktować i czego od siebie nawzajem oczekiwać.
Zalety przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej – perspektywa klienta
Jako klient powinieneś najbardziej docenić analizę przedwdrożeniową, ponieważ pozwala skorzystać z lepszej usługi i zminimalizować koszty. Jakie inne korzyści z niej wynikają?
Rozwiązanie dopasowane do potrzeb
W przypadku złożonych projektów IT trudno o rozwiązanie, które będzie pasować do wszystkich i wszystkiego. Takiej usługi możesz się jednak spodziewać, gdy wykonawca nie pozna dokładnie Twoich potrzeb.
Dzięki analizie przedwdrożeniowej software house zrozumie Twoją sytuację biznesową. Uzyskaną wiedzę wykorzysta, aby przygotować rozwiązanie idealnie dopasowane do Twojej działalności.
Uczciwa wycena
Wcześniej omówiona korzyść prowadzi także do jeszcze lepszej wyceny. Gdybyś wysłał do agencji ogólne zapytanie, otrzymałbyś tak samo ogólną ofertę z szerokimi widełkami.
Analiza przedwdrożeniowa daje wykonawcy czas, aby dokładnie wycenić projekt. Dzięki temu uzyskasz bardzo ważne informacje zwrotne na jego temat. Być może da się go wykonać znacznie taniej albo, wręcz przeciwnie, musisz być gotowy na większy wydatek. Im wcześniej ustalisz takie kwestie, tym oczywiście lepiej dla Ciebie.
Weryfikacja pomysłu i lepsze zaplanowanie
Początkowo trudno ustalić, jak Twój projekt IT będzie sprawdzać się w praktyce. Analiza przedwdrożeniowa pozwoli jednak maksymalnie szybko to zweryfikować, co da Ci wgląd w to, czy warto coś zmienić, czy może lepiej z niego zupełnie zrezygnować.
Poznanie zespołu
Etap analizy przedwdrożeniowej to dobry czas, aby lepiej poznać firmę realizującą dla Ciebie projekt. Dzięki temu będziesz w stanie szybko ustalić, czy jesteście w stanie dobrze się porozumieć i przewidzieć, czy współpraca będzie owocna.
Analiza przedwdrożeniowa krok po kroku
Przyjrzyjmy się, jak w praktyce może wyglądać przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej:
1. Analiza sytuacji biznesowej
Aby dobrze zrealizować projekt IT, software house musi wiedzieć, z jaką firmą ma do czynienia. Etap ten składa się z licznych konsultacji, spotkań, wywiadów czy wymian maili. W jego toku omawia się takie kwestie jak:
- procesy biznesowe, z którymi jest powiązany projekt;
- profile docelowych grup klientów;
- proces zakupowy;
- obsługa zamówień.
2. Spisanie zakresu projektu
Elementy wchodzące w skład realizowanego projektu najprościej podzielić na 2 kategorie:
- Wymagania funkcjonalne - jak najszybciej należy ustalić wszystkie techniczne aspekty projektu, czyli zastosowane języki programowania, funkcje aplikacji i jej „zachowania” w przypadku różnych scenariuszy. W ten sposób można uzyskać ogólną wizję systemu oraz tego, jakie cele ma spełniać.
- Wymagania jakościowe - po ustaleniu wcześniej omówionych kwestii czas zaadresować wszelkie „okołoprojektowe” wymagania. Dotyczą one najważniejszych terminów, skalowalności, bezpieczeństwa, norm prawnych, wydajności, testów itp.
3. Określenie priorytetów
Duży projekt IT obejmuje wiele etapów prac, których kolejność należy odpowiednio zaplanować. Niekiedy w wyniku nieprzewidzianych okoliczności kwestie terminów lub wydatków mogą stać się problematyczne, dlatego ważne jest ustalenie priorytetów.
W Smartbees w tym celu korzystamy z metody MoSCoW. Polega ona na przydzielaniu do konkretnych działań kategorii M, S, C lub W, które oznaczają:
- M (must have) – element na tyle kluczowy, że nie podlega negocjacjom i bezwarunkowo należy stawiać go na pierwszym miejscu;
- S (should have) – element bardzo ważny dla projektu, który, choć można pominąć, jednak lepiej go wykonać;
- C (could have) – tego typu zadania mogą być przydatne dla projektu, jednak jeśli już, to należy się nimi zająć na ostatnich etapach realizacji;
- W (won’t have) – są to zadania, które należy pominąć, gdyż na żadnym etapie prac nie będą one kluczowe, ani opcjonalne;
Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się w artykule Metoda MoSCoW – jak wykorzystać ją w projektach IT?
4. Ustalenie harmonogramu prac
Gdy już wszystkie detale są ustalone, czas ustalić dokładny harmonogram prac. Należy przy tym określić twarde terminy, których nie wolno przekraczać – będą one odnosić się do kolejnych ważnych punktów projektu.
Między takimi deadline’ami należy umieścić także dodatkowe, mniej rygorystyczne terminy, których celem jest dokładniejsze rozplanowanie prac.
Podsumowanie
Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy etap wszelkich projektów IT. Dzięki niemu korzyści odnosi zarówno klient, jak i wykonawca, dlatego obie strony zawsze powinny doceniać jej wartość.
