Metody rozliczeń z software house

Zacznijmy od modelu Fixed Price, czyli – teoretycznie – najprostszego.

W tym modelu całkowity koszt projektu ustala się z góry przed rozpoczęciem prac. Klient i software house uzgadniają szczegółowy zakres projektu oraz jego harmonogram. Na tej podstawie szacują budżet i ustalają cenę końcową, która nie powinna się zmienić w trakcie realizacji.

Dla większości klientów Fixed Price wydaje się najbezpieczniejszą metodą rozliczenia, bo od pierwszego dnia wiedzą, ile zapłacą za cały projekt. Tylko że aby taki model miał sens i dla zleceniodawcy, i dla wykonawcy muszą być spełnione dwa warunki:

1. Projekt musi mieć bardzo precyzyjnie zdefiniowane wymagania.
2. Ryzyko zmian w trakcie realizacji powinno być jak najniższe.

Dobrym przykładem mogłoby być wdrożenie prostej strony firmowej na WordPressie, opartej na gotowym projekcie graficznym i z jasno określoną listą podstron oraz potrzebnych funkcji – dla takiego projektu co do zasady łatwo będzie ustalić zakres realizacji, a nawet i dokładny harmonogram.

Na drugim krańcu spektrum, jeśli chodzi o elastyczność, jest model Time & Materials.

Przy takim rozliczeniu klient płaci za rzeczywiście przepracowane godziny, według ustalonej stawki dla poszczególnych specjalistów zaangażowanych w projekt – developera, UX designera, project managera itd. Zakres prac i harmonogram mogą się zmieniać w trakcie realizacji, a budżet końcowy zależy od tego, ile czasu faktycznie pochłonął projekt.

T&M sprawdza się idealnie, gdy nie da się łatwo określić zakresu prac, czyli głównie w projektach o bardziej eksploracyjnym charakterze. Dobrym przykładem mogłyby być prace nad rozwojem MVP produktu, gdzie między kolejnymi iteracjami zespół testuje różne rozwiązania, a sama koncepcja projektu może się kilka razy zmienić, zanim produkt dotrze do finalnej, w pełni funkcjonalnej wersji. Wtedy taka forma rozliczenia ma dużo sensu, bo zostawia pełną elastyczność i dla zespołu software house’u, i dla klienta.

Oczywiście, model Time & Material wymaga bardzo dobrej komunikacji z software house’em i pewnej dozy zaufania. Jeśli zdecydujesz się na taką metodę, wykonawca powinien zapewnić Ci wgląd na bieżąco w postępy prac i w raporty godzinowe. W końcu od tego zależy, ile zapłacisz za cały projekt.

Można powiedzieć, że metoda min-max łączy główne zalety obu poprzednich. W tym modelu software house proponuje klientowi widełki budżetowe: dolna granica oznacza zakres prac w podstawowym wariancie, a górna uwzględnia dodatkowe scenariusze, zmiany w trakcie projektu oraz rozszerzenie funkcjonalności.

Model ten bywa wykorzystywany już na etapie wstępnych rozmów, aby oszacować skalę projektu i pomóc klientowi w podjęciu decyzji. Jednak jego pełna wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy widełki są oparte na rzetelnej analizie przedwdrożeniowej i dobrze zdefiniowanym zakresie.

W takiej sytuacji model min–max można uznać za docelowy sposób rozliczenia projektu, gdzie klient zna maksymalny budżet i nie musi obawiać się, że w trakcie realizacji pojawią się niekontrolowane dopłaty. Jednocześnie zespół projektowy zachowuje elastyczność w dopasowaniu zakresu prac w ramach ustalonych granic.

Warto też pamiętać, że szerokość widełek zależy bezpośrednio od poziomu doprecyzowania projektu. Im więcej niewiadomych na starcie, tym większy bufor – który w praktyce często wynika z konieczności zabezpieczenia różnych scenariuszy realizacji. Z kolei dobrze przeprowadzona analiza pozwala znacząco zawęzić ten przedział i zwiększyć przewidywalność kosztów.

Z kolei w modelu abonamentowym klient płaci co miesiąc stałą kwotę w zamian za określoną liczbę godzin pracy software house’u. Czas ten można wykorzystać na zadania związane z bieżącą obsługą strony:

• aktualizacje CMS-a, rozszerzeń, motywów itd.;
• prace nad poprawą wydajności i stabilności;
• wsparcie techniczne w razie awarii;
• utrzymanie infrastruktury po stronie serwera;
• doradztwo przy wyborze nowych rozwiązań i kierunku rozwoju strony.

Czyli zamiast każdorazowo wyceniać i rozliczać zadania jako osobne zlecenia, możesz skorzystać z pomocy przypisanego do Twojego projektu zespołu specjalistów – u nas w tej formie oferujemy wsparcie developerów, grafików, analityków, testerów itd.

W tym modelu klient dostaje co miesiąc pulę godzin na bieżącą obsługę strony (tak jak wyżej) natomiast większe projekty, które wykraczają poza te ramy – na przykład rozbudowę witryny, redesign albo potencjalną migrację – wycenia się i rozlicza osobno, inną metodą. Może to być i Fixed Price, i Time & Materials; zależy od zadania oraz umowy z software house’em.

Model hybrydowy zdecydowanie najlepiej oddaje to, jak długofalowo wygląda praca nad stroną. Dla przykładu:

Koniec końców, każdy z tych pięciu modeli ma swój sens, tyle że w innych projektach. Większość zależy od tego:

• na ile dokładnie da się zdefiniować ramy projektu;
• jak dużej elastyczności będzie on wymagał w trakcie realizacji;
• i o jakim horyzoncie czasowym mówimy – czy to projekt jednorazowy, do realizacji w miesiąc, czy długofalowy.

Aby to podsumować, przygotowaliśmy jeszcze jedną, krótką tabelę.

Oczywiście w toku współpracy model rozliczenia może się zmienić. Bardzo często scenariusz wygląda tak, że klient przychodzi z projektem budowy lub migracji strony – co moglibyśmy rozliczyć na zasadzie Fixed Price albo Time & Materials – a potem powierza nam codzienną opiekę nad witryną i współpraca przechodzi na model abonamentowy. Dlatego też, zanim podpiszesz umowę, pytaj nie tylko o cenę i metodę rozliczenia, ale również o to, czy da się je z czasem dostosować do potrzeb Twojej strony.