Jak napisać brief dla agencji lub software house?

Wiele osób kojarzy słowo “brief” z agencjami marketingowymi, zajmującymi się public relations czy brandingiem. Dokument ten nie jest jednak zarezerwowany tylko dla działań stricte marketingowych. Planujesz założyć stronę www, sklep internetowy, a może Twoja firma potrzebuje oprogramowania na zamówienie lub dedykowanej aplikacji? Agencja poprosiła cię o przygotowanie dokumentów? Zastanawiasz się jak napisać brief i czym on właściwie jest?

To nic innego jak podstawowy zestaw informacji, które warto przekazać firmie zewnętrznej, z którą chce się rozpocząć współpracę nad projektem. Powinien zawierać kilka ważnych elementów. Może być przedstawiany pisemnie, słownie lub tworzony podczas kilku spotkań z agencją. Czasami zlecający otrzymuje przygotowany przez software house brief do uzupełnienia. Warto jednak ostatecznie samodzielnie stworzyć brief, ze wszystkimi kluczowymi elementami oraz najważniejszymi założeniami. Dlaczego? O tym poniżej.

Brief daje zarys firmie zewnętrznej na temat tego, jakie mamy oczekiwania odnośnie do planowanego projektu. Agencja poznaje nasze przedsiębiorstwo, dowiaduje się, czym się zajmujemy na co dzień, co jest dla nas najważniejsze, jakimi zasadami się kierujemy. Brief to taka wstępna umowa, w pewnym sensie zabezpieczenie, ponieważ ułatwia doprecyzowanie celów projektu i wzajemne zrozumienie się. Usprawnia komunikację między często nieznającymi się jeszcze firmami, przyspiesza wdrożenie. To taki szkielet projektu. Punkt wyjścia do dalszej pracy.

Na podstawie podejścia firmy zewnętrznej do potrzeb naszego przedsiębiorstwa, można też wnioskować, jak będzie wyglądała dalsza współpraca i podjąć ją, bądź zrezygnować i szukać dalej. Zawsze trzeba brać pod uwagę, że firma zewnętrzna specjalizuje się w danym zagadnieniu i warto kierować się jej sugestiami.

Brief - korzyści

• przedstawia oczekiwania firmy zlecającej,
• ułatwia zapoznanie z marką i jej potrzebami,
• pokazuje zarys projektu,
• usprawnia komunikację,
• przyspiesza wdrożenie,
• jest zabezpieczeniem dla obu firm,
• priorytetyzuje pracę,
• pokazuje kierunek rozwoju projektu,
• pomaga wybrać dobrego podwykonawcę.

Aby brief dla agencji przyniósł nam oczekiwane korzyści i był zabezpieczeniem dla firmy, należy go właściwie przygotować. Dowiedz się, jak napisać brief, który będzie dobrą bazą do współpracy.

Brief dla agencji interaktywnej czy software house dobrze jest mieć na piśmie. Może być on stworzony na początku współpracy albo przygotowywany na podstawie kilku spotkań, dyskusji pracowników obu firm. Wiele zależy od specyfiki branży oraz wielkości projektu, a także doświadczenia przedsiębiorstw nawiązujących współpracę i stylu ich funkcjonowania.

Jak napisać brief? No właśnie! Bez związku z tym, jak długo będzie on powstawał i na jakich zasadach - warto brief mieć na piśmie, warto go stworzyć skrupulatnie, od A do Z. Jak powinien być obszerny? Ile stron zajmować? Tego nie można z góry określić. Jeśli witryna, którą chcesz stworzyć, jest prostą wizytówką i nie zawiera skomplikowanych elementów, nie należy przygotowywać rozbudowanej specyfikacji, której nikt nie będzie miał czasu przeczytać. Brief dla agencji powinien zawierać podstawowe elementy, być konkretny i precyzyjny. Przy nieskomplikowanym projekcie będzie on zajmował 3,4 strony. Aby przygotować dobry brief, należy zadać sobie pytanie o to, jaką wiedzę będzie potrzebowała firma zewnętrzna do wyceny projektu, jakie informacje należy przygotować, by określić specyfikę tego zlecenia. Udostępnione przez nas dane muszą pozwolić na wstępne zdefiniowanie kształtu projektu. Będą też podstawą do dalszych rozmów.

Podejmując współpracę z software house, musicie wiedzieć, jak funkcjonuje dana firma. Czy osobą kontaktową dla was jest Project Manager, czy komunikacja prowadzona jest bezpośrednio z Programistą, tworzącym waszą aplikację. Ważne jest to, w jaki sposób można zgłaszać uwagi już w trakcie tworzenia projektu, czy mają być one przesyłane mailem, zgłaszane telefonicznie, a może firma posiada specjalny komunikator przeznaczony do tego. Należy koniecznie doprecyzować czas reakcji na zgłoszenia. Dowiedzieć się również, w jaki sposób oprogramowanie będzie dopuszczone do testów, po jakim czasie zobaczymy efekty pracy. Warto też zainteresować się portfolio danej firmy, a dokładnie zaznaczyć, co może, a czego nie może udostępniać na swojej stronie czy w mediach społecznościowych odnośnie waszej współpracy. Wbrew pozorom jest to bardzo istotna kwestia. Wpływa na relacje, ale i dotyka tematów związanych z poufnością i zakazu konkurencji, które także warto poruszyć, nawiązując nowe relacje biznesowe.

To jak się stworzy brief, często definiuje, w jaki sposób będzie wyglądała dalsza współpraca przy danym projekcie. Warto, by dokument zawierał niezbędne kwestie.

Są elementy, których nie może zabraknąć w dokumentacji, są takie, których występowanie zależy od specyfiki projektu, jego wielkości czy branży. Tworząc brief dla agencji, warto pamiętać o kilku tematach.

Opisz swoją firmę

Ważne, aby agencja, z którą podejmujemy współpracę, miała świadomość, czym ogólnie zajmuje się nasza firma. Zanim określisz, na czym ma polegać zlecenie, warto umieścić w briefie informacje o profilu działalności przedsiębiorstwa, o rynkach, na jakich działa, opisać ofertę, produkty oraz określić specyfikę klienta docelowego. Ważne, aby napisać, jak długo firma działa na rynku, jak jest duża oraz jakie marki posiada. Nie zapomnij podać strony www oraz dokładnych danych kontaktowych.

Scharakteryzuj projekt

Po wstępnym wprowadzeniu w branżę, kolejnym punktem w briefie powinna być ogólna charakterystyka projektu. Napisz, o jakie zlecenie chodzi. Przedstaw ideę, opisz grupę odbiorców - zarówno zewnętrznych, czyli klientów oraz wewnętrznych, czyli np. swoich pracowników. Określ istotę projektu, zleceniobiorca musi wiedzieć, w jakim celu projekt powstaje, jak długo chcesz, by funkcjonował, jak ma działać i jakie efekty chciałbyś osiągnąć. Podaj przykłady podobnych rozwiązań. Przybliż kryteria swojej firmy co do wyboru partnera do współpracy.

Przedstaw cele

Napisz, czego wymagasz od danej realizacji. Przedstaw konkretnie, jakie problemy powinna rozwiązać, podaj swoje oczekiwania co do wzrostu sprzedaży. Postaraj się precyzyjnie określić swoje założenia i potrzeby.

Opisz grupy docelowe

Firma zewnętrzna powinna wiedzieć, jakie są dokładne grupy docelowe danego projektu. Tworząc aplikację albo serwis internetowy określenie grupy odbiorców jest bardzo ważne. W briefie należy podać dane demograficzne, geograficzne, poziom zaawansowania technologicznego danych person. Znając problemy, z jakimi dana grupa się zmierza oraz codzienne wyzwania łatwiej jest stworzyć produkt. Zastanów się, do jakich grup docelowych ma dotrzeć dana aplikacja, projekt, strona www i konkretnie przedstaw te osoby w briefie dla agencji.

Przedstaw specyfikację projektu

W zależności od tego, na jakim poziomie doprecyzowania jest dany projekt, jego specyfikacja będzie bardziej rozbudowana lub mniej. Być może dopiero w rozmowach z daną firmą stworzycie ją razem. Czy wiesz, w jakiej technologii chciałbyś, by dany projekt był realizowany? Do prawidłowej wyceny oraz oceny wdrożenia software house potrzebuje informacji odnośnie oczekiwanych funkcjonalności gotowego już produktu. Warto jest też na tym poziomie zaznaczyć, z jakimi systemami wymagamy integracji, to na pewno wpływa na czas realizacji i cenę.

Przybliż konkurencje

Niekoniecznie ta informacja musi być zawarta w briefie, ale warto porozmawiać z agencją o konkurencji. Może ktoś ma podobne rozwiązanie, które chcielibyśmy posiadać, dobrze jest również je przybliżyć na spotkaniu. Być może naszym projektem jest strona www, a na zupełnie innej witrynie, niezwiązanej z naszą branżą dostrzegliśmy elementy, na których nam zależy. Warto dla inspiracji oraz zobrazowania swoich oczekiwań przedstawić takie informacje firmie zewnętrznej czy to w briefie, czy na spotkaniu.

Przygotuj wstępny harmonogram

Planując wdrożenie, masz określony czas na jego realizację. Koniecznie przedstaw terminarz swojemu podwykonawcy. Być może czas realizacji w danej firmie jest dłuższy ze względu na pewne zobowiązania, duży nakład pracy. Możliwe, że danego projektu nie da się wykonać w takim terminie lub przyspieszony czas realizacji wiąże się z większymi nakładami finansowymi. Określenie oczekiwanych terminów to bardzo ważny punkt w briefie.

Określ budżet

Nawet jeśli nie masz konkretnego budżetu, warto określić agencji widełki cenowe. Łatwiej będzie jej sprecyzować, jakie rozwiązania w tej cenie może zaoferować. Nie bój się podawać kwot. Nie są ostateczne, a Twoje możliwości finansowe przy danym projekcie definiuje jego rozmiar oraz możliwości.

Podaj kontakt do opiekuna projektu

Warto wyznaczyć osobę kontaktową już na początku projektu. Zastanów się, kto powinien być za to odpowiedzialny i zaznacz to w briefie.

Pamiętaj, że nie każdy brief musi składać się ze wszystkich powyższych elementów. Należy racjonalnie ocenić jakie informacje na danym etapie współpracy są potrzebne agencji czy software house oraz zawrzeć w dokumencie te dane, które są kluczowe.

Najczęstszym błędem popełnianym przez firmy jest brak zastanowienia się nad projektem i przemyślenia jego dokładnych funkcjonalności przed kontaktem z software house. Projekt powinien być przede wszystkim przedyskutowany z osobami zainteresowanymi w naszej firmie. Brak dojścia do porozumienia, zmiany w podstawowej funkcjonalności w trakcie trwania albo wdrażania projektu generują dodatkowy czas realizacji oraz koszty. Koncepcję należy przemyśleć i przedyskutować wcześniej, zatwierdzić ją u osób decyzyjnych, a następnie ostatecznie zlecić firmie zewnętrznej.

Wiele firm nie chce określić się z budżetem w briefie. Podanie widełek jest kluczowe w przypadku oceny projektu, planowania i określenia jego ram .Są firmy, które tworzą za długie briefy. Zasypują firmy zewnętrzne specyfikacjami, które nie są potrzebne, komplikują komunikację, zabierają czas.

Jednym z najczęstszych błędów jest także niedokładne przygotowanie kluczowych informacji. Są klienci, którzy w swoich zapytaniach piszą, że potrzebują aplikacji albo strony internetowej. Z czasem okazuje się, że ich oczekiwania są dużo większe, a przygotowana wycena nieadekwatna.

Brief dla agencji interaktywnej powinien być przygotowany tak, by firma potrafiła określić czy jest w stanie podjąć się danej realizacji. Niektóre projekty są tak czasochłonne i rozbudowane, że na czas ich realizacji zatrudnia się dodatkowych pracowników. Software house musi wiedzieć, jakie narzędzia dobrać, na jaką technologię się zdecydować w danym przypadku, jakie rozwiązania zaproponować. Dobrze przygotowany brief zaoszczędzi mnóstwo czasu, ale i rozczarowań.