Rozwiązania typu CRM stają się coraz bardziej popularne. Mogą sobie na nie pozwolić już nie tylko duże korporacje, ale także sektor MSP. Wybór odpowiedniego CRM-u nie należy jednak do najprostszych, gdyż mogą one opierać o różne rozwiązania – dedykowane, Open Source lub SaaS. Które z nich wybrać, odpowiedź wydaje się nie być jednoznaczna, chociaż już na starcie wygrywają rozwiązania dedykowane oraz Open Source, które mogą podlegać większej modyfikacji i dopasowaniu niż systemy SaaS.
CRM – rozwiązanie dedykowane
Gotowe rozwiązania typu CRM to duże ryzyko, że system nie będzie pasować do naszego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie dedykowane charakteryzuje się dopasowaniem go do procesów zachodzących w firmie. Dlatego o wiele łatwiej jest wdrożyć w nie pracowników. Dodatkową zaletą jest integracja CRM-u z systemami, aplikacjami, technologiami, które wykorzystywane są w firmie. Gotowce niestety w tym przypadku zawodzą, posiadają wiele funkcji odpowiadających dla określonego modelu biznesowego, ale nie zawsze w stu procentach spełniają indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Rozwiązanie dedykowane są szyte na miarę, po konsultacjach, wybierane są jedynie funkcjonalności przyszłego CRM-u, które faktycznie będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Nie płacimy tu za cały wachlarz możliwości, których i tak nie wykorzystamy.
Oczywiście każde z rozwiązań posiada również wady, warto więc wspomnieć o nich również w tym przypadku. Przede wszystkim do wprowadzenia dedykowanego CRM-u niezbędny jest czas. Wymagana jest analiza procesów w firmie, a także wdrożenie pracowników w system, a samo napisanie go zajmuje firmie informatycznej od 3 do 5 miesięcy. Kolejną sprawą jest rozwijalność systemu, może ona wyjść jedynie z inicjatywy firmy za dodatkową opłatą. W gotowych CRM-ach rozwijane funkcje niekoniecznie będą nam przydatne, a to my dopłacamy do tego rozwoju. W przypadku systemu dedykowanego rozwijamy co chcemy i kiedy chcemy, licząc się z dodatkowymi kosztami, które są po prostu kosztem inwestycji. Same koszty wprowadzenia CRM-u również są wyższe niż w przypadku gotowego rozwiązania. Lepszym rozwiązaniem są jednak systemy CRM na licencji Open Source, które łączą największe zalety rozwiązań dedykowanych i gotowych.
Open Source – najlepszy wybór
Wyborem prawdopodobnie najbardziej trafionym jest system CRM oparty o licencję Open Source, gdyż zawiera najlepsze cechy z rozwiązań dedykowanych, czyli elastyczność, możliwość dopasowania do indywidualnych potrzeb poszczególnych firm, a także z rozwiązań pudełkowych – dostępność, niższe koszty, ciągłe rozwijanie systemu przez programistów. Systemy Open Source można dopasowywać do własnych potrzeb korzystając z silnika systemowego, dla dobrego programisty nie istnieją w tym przypadku ograniczenia. Warto jednak, w przypadku zaawansowanych CRM-ów posiadać kogoś, kto mógłby pomagać w jego obsłudze technicznej, a także w przypadku wprowadzania nowych modyfikacji. W tym celu, w zależności od wielkości naszej firmy przyda się dział IT lub współpraca z software housem, który ten CRM dla nas stworzył lub odpowiednio zmodyfikował.
SaaS – prostota i ograniczenie
Gotowe rozwiązania mają zawsze to do siebie, że są niezwykle proste, szybkie do wdrożenia, a także tanie. Ich minusem jest fakt, że niekoniecznie muszą odpowiadać naszej działalności, gdyż starają się zaspokoić potrzeby bardzo dużej grupy przedsiębiorstw. Sporą zaleta rozwiązań w chmurze, opłacanych abonamentowo jest fakt, że od razu po wykupieniu licencji możemy zacząć z nich korzystać. Dodatkowo system taki jest stale rozwijany przez twórców, a koszty dzielone są na wszystkich użytkowników. Nie zmienia to jednak tego, że wprowadzane i rozwijane zmiany, niekoniecznie muszą nam być potrzebne, równie dobrze nigdy z nich nie skorzystamy. Koszty rozwiązań webowych w dużej mierze zależą od liczby klientów rozwiązania, miejsca na dysku czy pakietu funkcji, jakie wybiera klient, są one jednak zazwyczaj niższe, niż jednorazowe wprowadzenie dedykowanego CRM-u. Z drugiej strony oprogramowanie nigdy nie jest w tym przypadku nasze, jesteśmy zmuszeni do opłacania comiesięcznego abonamentu, a wprowadzane zmiany i aktualizacje nie zawsze są nam potrzebne. dodatkowo jeśli jakiejś funkcjonalności bardzo potrzebujemy, to wcale nie musi być ona kiedykolwiek wprowadzona. Potencjalnie oprogramowanie SaaS może być droższe niż dedykowane, abonament opłacany jest co miesiąc i zazwyczaj płaci się od jednego użytkownika, co przy wielu pracownikach, może kosztować całkiem sporo.
Zamiast więc przepłacać zdecyduj się na system CRM oparty o licencję Open Source, łączący w sobie wszystkie najlepsze cechy znanych rozwiązań, a my dostosujemy go idealnie do potrzeb Twojej firmy.
